Настройка счетов-фактур

Настройки, которые определяют, как ведёт себя каждый новый счёт клиенту: кто клиент и какое условие оплаты, если их не выбрали, списывает ли счёт товар со склада, можно ли выставить его до отгрузки, создавать и проводить ли его автоматически, входит ли НДС в цену продажи и как считается НДС документа. Задаётся один раз на компанию — дальше система подставляет это в каждый документ.

Где искать: Модули → Расчеты с клиентами → Настройки → Настройка счетов-фактур

Что внутри

Клиент по умолчанию — клиент, который подставится в новый счёт-фактуру и новый счёт клиенту, если его не выбрали руками. Имеет смысл в рознице, где большинство продаж идёт на одного обезличенного покупателя. Личная подстановка пользователя сильнее: если в карточке пользователя заполнено поле «Клиент по умолчанию», возьмётся именно он.

Условия оплаты по умолчанию — условие оплаты, которое берёт счёт-фактура, когда в карточке клиента условия нет: в новом счёте, при выборе клиента и при смене клиента. От него же считается дата оплаты. Если условие есть в карточке клиента, берётся оно. Кредит-нота условие отсюда не берёт: при смене клиента в кредит-ноте условие не меняется. Чек кассы его тоже не берёт: условие чека — из карточки клиента, а без него действует настройка кассы. Счета клиентам, предложения, контракты и закупки это значение тоже не берут. Выбрать можно только условие, заведённое в справочнике: с другим настройка не сохранится («Такое условие оплаты не заведено в системе»). Поле пустое — ничего не подставляется: после смены клиента без условия в карточке условие и дата оплаты остаются пустыми, и их нужно заполнить до утверждения.

Списывать склад по сч/ф — в новом счёте включается признак «Обновлять склад», и утверждение счёта само списывает товар. Так работают там, где отгрузку отдельным документом не делают: выписал счёт — товар ушёл со склада. Без галочки признак в новом счёте сам не включается (в неутверждённом счёте с пустым полем «Номер заказа» его можно поставить руками) — тогда склад двигает отгрузка, а счёт только выставляет деньги.

Счет-фактура перед отгрузкой — разрешает выставить счёт раньше, чем товар уехал (предоплатная схема). Признак переносится в новый счёт клиенту — это его галочка «Сч/ф перед доставкой», и именно она решает, можно ли делать из него счёт-фактуру сразу.

Создавать сч/ф после утверждения отгрузки — при утверждении отгрузки система сама создаёт счёт на отгруженное. Без следующей галочки документ появляется неутверждённым: проверить и провести его нужно руками. Если снять утверждение отгрузки, пока этот счёт ещё черновик, система его удалит — кроме случаев, когда к счёту прикрепили файл или его как раз открыли в чьём-то окне.

Утверждать созданный сч/ф — счёт, который создало утверждение отгрузки (галочка выше), сразу проводится — тем же путём, что и руками: со всеми проверками, долгом клиента и проводками. Если счёт провести нельзя, не утвердится и отгрузка, а на экране будет причина отказа счёта. Черновика, который остался бы от такого отказа, система не создаёт. Пока галочка стоит, снять утверждение отгрузки, чей счёт уже утверждён, не получится — система назовёт номер счёта и ответит «Сначала разутвердите счёт-фактуру, затем — отгрузку».

Цена продажи: Исключает НДС / Включает НДС — входит ли налог в цену, которую вводят в строке документа. Это ответ по умолчанию: если в документе выбран прейскурант (его подставляют карточка пользователя, карточка клиента или категория клиента), решение принимает он — переключатель «НДС» («Исключает» / «Включает») в самом прейскуранте. Сюда система обращается, когда прейскуранта в документе нет, и делает это при каждом пересчёте строки, а не только при создании документа. Не оставляйте переключатель без выбора: тогда документы считают, что цена включает НДС, а заказ, созданный по ссылке прайс-листа коммерческого предложения, — что не включает, и суммы таких документов расходятся.

НДС документа по коду НДС — как считается НДС в итоге документа. Без галочки (так настроено изначально) НДС документа — сумма НДС строк. С галочкой — отдельно по каждому коду НДС: суммы строк этого кода складываются (при ценах без НДС — суммы без НДС, при ценах с НДС — с НДС), налог считается от этой суммы по ставке кода и округляется один раз, а НДС документа — сумма по кодам. Если цены без НДС, итог документа — сумма без НДС плюс НДС по кодам. На документе со многими строками два способа могут расходиться на несколько копеек. Действует на счета клиентам, счета-фактуры, коммерческие предложения и контракты; таблицы работ всегда считают НДС по строкам. Уже сохранённые документы пересчитываются, только когда их редактируют (счёт-фактура — ещё и при утверждении).

Типичные ситуации

Товар списывается дважды. Включена галочка «Списывать склад по сч/ф», а счёт на уже отгруженный товар введён руками, а не из отгрузки: склад списала отгрузка, потом — счёт. Строки счёта, созданного из отгрузки (из её меню или утверждением отгрузки), склад не трогают — они помнят свою отгрузку. Счёт на отгруженное создавайте из отгрузки; если все продажи идут через отгрузки, галочку можно снять.

Счета по отгрузкам приходится делать руками. Включите «Создавать сч/ф после утверждения отгрузки» — дальше каждая проведённая отгрузка будет создавать черновик счёта. Чтобы счёт сразу проводился, включите ещё и «Утверждать созданный сч/ф».

Отгрузка не утверждается, а в сообщении — отказ счёта. Включено «Утверждать созданный сч/ф», и счёт, созданный из отгрузки, не проходит проверку (например, у клиента нет условия оплаты). Исправьте причину из сообщения или снимите галочку — тогда счёт будет создаваться черновиком.

В новом счёте пустые условие и дата оплаты. В карточке клиента условия нет, и в поле «Условия оплаты по умолчанию» тоже пусто. Заполните карточку клиента или задайте условие по умолчанию.

Сумма в строке не равна цене × количество. Чаще всего это НДС: переключатель «Включает НДС» означает, что налог уже сидит в цене. Проверьте сначала прейскурант в документе — его настройка главнее этой.

НДС документа на копейку отличается от суммы НДС строк. Включено «НДС документа по коду НДС»: налог округляется один раз на код, а не в каждой строке. Так и задумано; чтобы НДС документа равнялся сумме строк, снимите галочку.

Изменения не повлияли на существующие документы. Большинство признаков читается в момент создания документа: уже выписанные счета-фактуры и счета клиентам остаются с теми признаками, которые получили при создании. Исключения: «НДС документа по коду НДС» действует на документ, как только тот редактируют; «Цена продажи» — на документ без прейскуранта при первом же пересчёте строки; «Условия оплаты по умолчанию» — при смене клиента в уже созданном счёте-фактуре.