Статьи прихода/расхода
Справочник причин, по которым деньги приходят в кассу или уходят из неё: зарплата, подотчёт, налоги, топливо, проценты по кредиту. Каждая статья — это счёт, на который система отнесёт сумму при проведении кассового документа.
Где искать: Модули → Кассовая книга → Регистры → Статьи прихода/расхода
Проще всего думать о статье так: деньги всегда идут из одного места в другое. Куда именно — известно из способа оплаты (касса, банк, терминал). Откуда или зачем — говорит статья. Поэтому в кассовом документе статья и есть корреспондирующий счёт проводки.
Разбор на примере
Семь статей — это весь набор, которым пользуется фирма на стенде. В списке видны только код, комментарий и объекты; счёт спрятан в карточке. Открываем статью ЗАРПЛАТА:
Полей всего четыре:
- Код — то, что вы наберёте в строке кассового документа. Придумывается один раз и не меняется: система запретит правку кода, потому что на него уже ссылаются проведённые документы. Ошиблись в коде — заводите новую статью, старую закрываете.
- Комментарий — название статьи. Подставляется в строку документа как комментарий по умолчанию, поэтому пишите его так, как хотите видеть в журнале.
- Счёт — главное поле. 661 «Расчёты по заработной плате» означает: заплатили зарплату — уменьшили долг по зарплате. Счёт берётся из плана счетов.
- Объекты — аналитика, которая пойдёт в проводку по умолчанию. Заполняется редко: чаще объект указывают в самой строке документа, потому что он у каждой выплаты свой.
Справа два флажка:
- Закрыто — статья больше не предлагается в новых документах, но остаётся в старых. Так выводят из обращения устаревшие статьи, не ломая историю. Учтите: кассовый документ с закрытой статьёй не сохранится и при повторном сохранении старого — сначала замените в нём статью.
- Запрашивать номер начисления з/п — помечает статью как «только для зарплатных выплат»: расход из кассы с ней сохраняется, только если в нём стоит «Номер начисления з/п». Вручную номер не вводится — он ставится сам, когда расход создают из начисления зарплаты пунктом «Создать выплату» или «Создать налоговые платежи». В приходе в кассу номера начисления нет, и флажок там ничего не ограничивает. «Погашено» в начислении растёт только от строк, созданных из него: строку другой статьи (например, комиссию банка) в такой расход дописать можно, а зарплатную строку, дописанную вручную, начисление не учтёт — сотрудник останется в нём невыплаченным. Окно расхода предупреждает о такой строке сразу после сохранения, если у неё та же статья, что у строк, созданных из начисления; строку другой зарплатной статьи (например, отпускных в выплате зарплаты) предупреждение не ловит — проверяйте такие строки сами.
Как статья превращается в проводку
Возьмём три документа со стенда — они показывают всю механику.
Приход 1500.00 по статье ПОДОТЧЁТ (счёт 372), наличными:
| Счёт | Дт | Кт |
|---|---|---|
| 301 Наличность в национальной валюте | 1500.00 | |
| 372 Расчёты с подотчётными лицами | 1500.00 |
Деньги пришли в кассу (301 — счёт способа оплаты), долг подотчётного лица уменьшился (372 — счёт статьи).
Расход 18000.00 по статье ЗАРПЛАТА (счёт 661), наличными — та же пара, зеркально:
| Счёт | Дт | Кт |
|---|---|---|
| 661 Расчёты по заработной плате | 18000.00 | |
| 301 Наличность в национальной валюте | 18000.00 |
Расход тремя строками — налоги с зарплаты через банк (способ оплаты БНГ, счёт 311):
| Счёт | Дт | Кт |
|---|---|---|
| 6411 Расчёты по НДФЛ | 3600.00 | |
| 311 Текущие счета в национальной валюте | 3600.00 | |
| 642 Расчёты по обязательным платежам | 900.00 | |
| 311 Текущие счета в национальной валюте | 900.00 | |
| 651 По расчётам по социальному страхованию | 4400.00 | |
| 311 Текущие счета в национальной валюте | 4400.00 |
Каждая строка даёт свою пару проводок. Счёт денег в них повторяется, счёт статьи — свой у каждой. Отсюда практическое правило: одна статья — одна причина. Не сваливайте «налоги» в одну статью, если в учёте они идут на разные счета.
Типичные ситуации
«Данной статьи пр./р. не существует» при сохранении документа — такой статьи в справочнике нет. Отдельное сообщение «Статья пр./р. закрыта» означает другое: статья есть, но закрыта — закрытые в подсказке не показываются и в новые документы не принимаются.
Нужен объект в строке. Если по счёту статьи настроен контроль объектов, провести документ без объекта не выйдет: система ответит «Введите объект с типом …». На стенде так настроен счёт 661 — зарплату нельзя выплатить «вообще», только конкретному сотруднику.
Статья не влияет на проводки. Проверьте настройку контроля проводок: если выключены признаки создания записей операций для прихода и расхода из кассы, документы будут проводиться, но проводок не появится.
Статья не удаляется: «Запись реестра «Статьи прихода/расхода» используется в: Расходы из кассы!» Статью можно удалить, только пока её не держит ни одна запись: строка прихода или расхода из кассы (и неподтверждённого документа тоже), статья в настройке начисления зарплаты (аванс, зарплата, отпускные, НДФЛ, военный сбор, ЕСВ), плановый платёж платёжного календаря. Иначе документ остался бы со статьёй, которой в справочнике уже нет, и больше не сохранился бы. Статья больше не нужна — отметьте «Закрыто»: в новых документах её уже не выбрать.
Куда смотреть дальше
- Приходы в кассу и Расходы из кассы — документы, в которых используются статьи;
- Отчёт по статьям прихода/расхода — весь справочник вместе со счетами, одним списком;
- Способ оплаты — вторая половина проводки: откуда и куда идут деньги;
- Объекты — аналитика, которая делит суммы по сотрудникам, направлениям, проектам.
Переменные печати
Значения, доступные в шаблонах печатных форм этого документа. Как записать переменную в шаблоне — см. Печатные формы.
Поля заголовка:
| Переменная | Что подставляется |
|---|---|
| CLCorsp_Code | Код |
| CLCorsp_Closed | Закрыто |
| CLCorsp_Comment | Комментарий |
| CLCorsp_PayrollNumber | Запрашивать номер начисления з/п |
| CLCorsp_Account | Счет |
| CLCorsp_Objects | Объекты |