Отчет статуса счетов-фактур

Судьба одного счёта на одном экране: сколько выставили, что из этого оплатили, что вернули кредит-нотой, какой аванс зачли — и сколько в итоге осталось. Ответ на самый частый вопрос менеджера: «клиент говорит, что платил, — а у нас долг; что с этим счётом вообще происходило?»

Где искать: Модули → Расчеты с клиентами → Отчеты → Отчет статуса счетов-фактур

Разбор на примере

Параметр один — «№ сч./ф», и он обязательный: отчёт строится по конкретному счёту, с пустым полем не запустится.

Верхняя строка — сам счёт: №14 от 10/12/2027, ООО «Строитель», 3200.00 UAH, баланс 100.00. Ниже три блока, каждый со своим итогом:

• Платежи — №11 от 18/12/2027, способ «ТМ» (терминал), 700.00;
• Кредитовые счета-фактуры — №15 от 20/12/2027 на 400.00: возврат части работ;
• Привязанные предоплаты — аванс №4 на 2000.00.

Отсюда и баланс: 3200 − 700 − 400 − 2000 = 100.00. Три разных способа уменьшить долг сведены в одну картину, и видно, что клиент прав — деньги он платил, просто счёт закрыт не полностью.

Откуда берутся числа

Сумма — итог счёта с НДС, как он стоит в документе.

Платежи — строки проведённых платежей, в которых указан номер этого счёта. Платёж без привязки (аванс) в этот блок не попадает — он пойдёт в «Привязанные предоплаты», и только после того, как его зачтут в сам счёт.

Кредитовые счета-фактуры — проведённые кредит-ноты, выписанные на этот счёт. Кредит-нота живёт отдельным документом и уменьшает остаток, не меняя сумму самого счёта.

Привязанные предоплаты — авансы с вкладки «Предоплата» счёта, и только они.

Оплата POS — суммы, принятые кассой прямо при продаже: способ оплаты и сумма с вкладки «Оплата POS» счёта. Это не аванс — чек кассы оплачен в момент продажи, поэтому блок стоит первым, сразу под счётом.

Баланс — сумма минус все блоки. Ноль означает, что счёт закрыт; отрицательное число — переплату. У самостоятельной кредит-ноты (без исходного счёта) баланс начинается с минус её суммы: это долг перед клиентом, а не переплата, и возврат денег клиенту приближает его к нулю. У счёта с типом «Наличные» (окно ставит его по наличному условию оплаты) колонка «Баланс» на экране пустая (в Excel — 0): он оплачен при продаже, и кредит-нота на него этого не меняет. Отчёт судит по условию оплаты, как и проведение счёта: счёт с наличным условием, но типом «Обычный» (созданный мимо окна — API, импорт), тоже считается оплаченным при продаже — баланс 0.

Неутверждённый счёт и кредит-нота, выписанная на счёт, отчёта не дают — он будет пустым. Для такой кредит-ноты вводите номер исходного счёта: утверждённая кредит-нота появится в его блоке «Кредитовые счета-фактуры».

Типичные ситуации

Отчёт не запускается. Пустой «№ сч/ф» — номер счёта обязателен; это отчёт по одному документу, а не список.

Платежи пустые, а деньги клиент переводил. Платёж не привязан к счёту: откройте платёж и проверьте колонку «№ сч/ф» в строке. Пока привязки нет, деньги лежат авансом и счёт числится неоплаченным — то же самое видно в ведомости расчётов.

Баланс не нулевой, хотя оплата была полной. Сравните сумму платежа с суммой счёта: остаток в несколько единиц даёт частичная оплата (в колонке «Получено» строки платежа меньше, чем сумма счёта) или курсовая разница по валютному счёту. Оплата в другой валюте считается той суммой, которую платёж зачёл в валюте счёта, — как в отчётах задолженности; курсом дня платежа — только когда такой суммы в строке нет, и тогда курсовая разница возможна. Банковская комиссия сама остатка не даёт: колонка «Ком. банка» вычитается из итога платежа («На р.с.» минус комиссия), а счёт закрывает «Получено». «На р.с.» вводите полной суммой: если вписать её уже за вычетом комиссии, комиссия вычтется второй раз.

Нужно увидеть все долги, а не один счёт. Это соседние отчёты: неоплаченные счета — список со сроками, старение долгов — распределение по глубине просрочки.