Журнал записей операций
Записи операций за период — запись за записью: шапка записи, под ней её строки, затем итоги. Отвечает на вопрос «что именно проведено и какими строками». Если оборотно-сальдовая ведомость говорит «сколько», а главная книга — «что было на счёте», то журнал показывает сами записи целиком, с обеими сторонами проводки.
Где искать: Модули → Финансы → Отчеты → Журнал записей операций
Как читать отчёт
Каждая запись операции занимает несколько строк:
- шапка записи — номер, дата, комментарий и ссылка записи. Номер — это ссылка: клик открывает саму запись;
- строки записи — счёт, описание, объекты, дебет и кредит. Описание — название счёта; если у строки есть собственный комментарий и это не начало названия счёта, показывается комментарий;
- валютная строка — под строкой в валюте, отличной от базовой: код валюты, курс и суммы в валюте;
- «Итого по записи» — дебет и кредит записи. У сбалансированной записи они равны.
Например, запись счёта-фактуры на 1 200,00 с НДС состоит из трёх строк: Дт 361 1 200,00, Кт 702 1 000,00, Кт 643 200,00 — и итога записи Дт 1 200,00 / Кт 1 200,00.
Записи сгруппированы по документу, из которого они созданы (счета-фактуры, платежи, поступления и т. д.), внутри группы — по номеру. Группы идут в постоянном порядке внутреннего кода документа, а не по алфавиту названий. Под каждой группой — её итог, в конце — «Итого по отчету», количество строк и количество записей. Записи, внесённые вручную, идут первыми: отдельной группой «Записи операций» на каждый год.
Параметры
| Параметр | Что делает |
|---|---|
| Период | За какой период брать записи (по дате записи); обязательный |
| Номера записей | Один номер (57) или диапазон (10:200); пусто — все. Номер судится без документа: 57 покажет запись 57 и счёта-фактуры, и платежа, и внесённую вручную |
| Счета | Только записи, где хоть одна строка стоит на этих счетах: перечень через запятую, диапазон 301:399. Код — точный: 36 не включает 361 |
| Объекты | Только записи, где хоть одна строка имеет один из этих объектов |
| Обзор | Строка на запись с её суммами — без строк проводок |
| Сортировать по дате | Записи по дате, а не по документу и номеру; итогов по документу тогда нет |
| Обороты по счетам | В конце — обороты дебета и кредита по каждому счёту записей отчёта |
Фильтры по счёту и объекту отбирают записи, а не строки: подошедшая запись показывается целиком, со всеми строками. Поэтому дебет записи по-прежнему равен кредиту, а в строках видно, с чем корреспондирует отобранный счёт. Счёт и объект вместе судятся по отдельности: запись подходит, если какая-то строка стоит на счёте и какая-то строка — не обязательно та же — имеет объект.
Разбор на примере
За месяц проведены два документа: счёт-фактура № 1001 на 1 200,00 с НДС и платёж клиента № 501, которым этот счёт оплачен. Каждый документ дал свою запись операции с тем же номером:
| Запись | Счёт | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|
| 1001 (счёт-фактура) | 361 | 1 200,00 | |
| 702 | 1 000,00 | ||
| 643 | 200,00 | ||
| 501 (платёж) | 311 | 1 200,00 | |
| 361 | 1 200,00 |
Журнал за месяц без фильтров. Две группы. «Счета-фактуры» — запись 1001 с тремя строками и строкой «Итого: Счета-фактуры» Дт 1 200,00 / Кт 1 200,00. «Платежи» — запись 501 с двумя строками и тем же итогом группы. В конце «Итого по отчету» — Дт 2 400,00 / Кт 2 400,00, «Количество строк: 5 · Количество записей: 2».
Счета = 702. Строка на 702 есть только в записи счёта-фактуры, поэтому в отчёте остаётся запись 1001 — целиком, со всеми тремя строками: видно, что выручка 1 000,00 корреспондирует с 361, а рядом — 200,00 НДС на 643. Платежа в отчёте нет: ни одна его строка не стоит на 702.
Счета = 361. Обе записи: 361 есть и в счёте-фактуре (дебет), и в платеже (кредит). «Итого по отчету» — те же 2 400,00 / 2 400,00, что и без фильтра: отобранные записи показываются целиком, поэтому в итог идут и строки 702, 643 и 311. Движение по 361 отдельно видно в таблице «Обороты по счетам» (ниже) — строка 361 Дт 1 200,00 / Кт 1 200,00, рядом и корреспондирующие счета — или в главной книге.
«Обзор». Две строки записей — по одной на запись, каждая с суммами 1 200,00 / 1 200,00, без строк проводок; заголовки и итоги групп остаются. «Количество строк» в конце — то же, 5: считаются строки показанных записей, хотя их и не видно.
«Обороты по счетам». Под журналом — таблица по счетам записей отчёта: 311 — Дт 1 200,00; 361 — Дт 1 200,00, Кт 1 200,00; 643 — Кт 200,00; 702 — Кт 1 000,00; итого Дт 2 400,00 / Кт 2 400,00. Счёт 361 закрылся в ноль: счёт выставлен и оплачен в том же месяце.
«Сортировать по дате». Те же две записи — по дате, одной группой, без строк «Итого: …» по документу; «Итого по отчету» не меняется.
Выгрузка в Excel
В файле журнал — плоская таблица: строка на каждую строку записи, а шапка записи (номер, дата, документ, комментарий, ссылка) повторяется в каждой строке. Так таблицу удобно фильтровать и сводить. Итогов по записи и по группе в файле нет — только в конце «Итого по отчету», количество строк и количество записей. В «Обзоре» — строка на запись. Обороты по счетам идут отдельным листом.
Частые ситуации
«За период более 20000 строк записей — слишком много для детального журнала». Детальный журнал показывает до 20 000 строк записей. Сузьте период или фильтры либо включите «Обзор» — в нём ограничения нет.
Записи нет в «Обзоре», хотя в детальном журнале она есть. «Обзор» пропускает записи с нулевыми суммами: строка на запись без сумм ничего не говорит.
Диапазон счетов не принимается. Диапазон пишется двумя границами через двоеточие (301:399); если в нём нет ни одного счёта плана, отчёт об этом скажет, а не покажет пустой журнал.
Диапазон счетов взял не те счета. Границы сравниваются как текст: 30:39 не берёт 391 или 3911, а 301:399 берёт и двузначные 31…39. Для группы счетов надёжнее перечислить коды через запятую.
Пустой отчёт. В периоде нет записей, проходящих все заданные фильтры: фильтры действуют вместе, через «и».