Журнал записів операцій
Записи операцій за період — запис за записом: шапка запису, під нею його рядки, далі підсумки. Відповідає на питання «що саме проведено і якими рядками». Якщо оборотно-сальдова відомість каже «скільки», а головна книга — «що було на рахунку», то журнал показує самі записи цілими, з обома боками проводки.
Де шукати: Модулі → Фінанси → Звіти → Журнал записів операцій
Як читати звіт
Кожен запис операції займає кілька рядків:
- шапка запису — номер, дата, коментар і посилання запису. Номер — це посилання: клік відкриває сам запис;
- рядки запису — рахунок, опис, об'єкти, дебет і кредит. Опис — назва рахунку; якщо в рядка є власний коментар, і це не початок назви рахунку, показується коментар;
- валютний рядок — під рядком у валюті, відмінній від базової: код валюти, курс і суми у валюті;
- «Усього за записом» — дебет і кредит запису. У збалансованого запису вони рівні.
Наприклад, запис рахунку-фактури на 1 200,00 з ПДВ має три рядки: Дт 361 1 200,00, Кт 702 1 000,00, Кт 643 200,00 — і підсумок запису Дт 1 200,00 / Кт 1 200,00.
Записи згруповано за документом, з якого вони створені (рахунки-фактури, платежі, надходження тощо), всередині групи — за номером. Групи йдуть у сталому порядку внутрішнього коду документа, а не за абеткою назв. Під кожною групою — її підсумок, наприкінці — «Усього за звітом», кількість рядків і кількість записів. Записи, внесені вручну, ідуть першими: окремою групою «Записи операцій» на кожен рік.
Параметри
| Параметр | Що робить |
|---|---|
| Період | За який період брати записи (за датою запису); обовʼязковий |
| Номери записів | Один номер (57) або діапазон (10:200); порожнє — усі. Номер судиться без документа: 57 покаже запис 57 і рахунку-фактури, і платежу, і внесений вручну |
| Рахунки | Лише записи, де хоч один рядок стоїть на цих рахунках: перелік через кому, діапазон 301:399. Код — точний: 36 не включає 361 |
| Об'єкти | Лише записи, де хоч один рядок має один із цих об'єктів |
| Огляд | Рядок на запис з його сумами — без рядків проводок |
| Сортувати за датою | Записи за датою, а не за документом і номером; підсумків за документом тоді немає |
| Обороти за рахунками | Наприкінці — обороти дебету й кредиту за кожним рахунком записів звіту |
Фільтри за рахунком і об'єктом відбирають записи, а не рядки: запис, який підійшов, показується цілим, з усіма рядками. Тому дебет запису й далі дорівнює кредиту, а в рядках видно, з чим кореспондує відібраний рахунок. Рахунок і об'єкт разом судяться окремо: запис підходить, якщо якийсь рядок стоїть на рахунку і якийсь рядок — не обовʼязково той самий — має об'єкт.
Розбір на прикладі
За місяць проведено два документи: рахунок-фактуру № 1001 на 1 200,00 з ПДВ і платіж клієнта № 501, яким цей рахунок оплачено. Кожен документ дав свій запис операції з тим самим номером:
| Запис | Рахунок | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|
| 1001 (рахунок-фактура) | 361 | 1 200,00 | |
| 702 | 1 000,00 | ||
| 643 | 200,00 | ||
| 501 (платіж) | 311 | 1 200,00 | |
| 361 | 1 200,00 |
Журнал за місяць без фільтрів. Дві групи. «Рахунки-фактури» — запис 1001 з трьома рядками й рядком «Усього: Рахунки-фактури» Дт 1 200,00 / Кт 1 200,00. «Платежі» — запис 501 з двома рядками й тим самим підсумком групи. Наприкінці «Усього за звітом» — Дт 2 400,00 / Кт 2 400,00, «Кількість рядків: 5 · Кількість записів: 2».
Рахунки = 702. Рядок на 702 є лише в записі рахунку-фактури, тож у звіті лишається запис 1001 — цілим, з усіма трьома рядками: видно, що виручка 1 000,00 кореспондує з 361, а поруч — 200,00 ПДВ на 643. Платежу в звіті немає: жоден його рядок не стоїть на 702.
Рахунки = 361. Обидва записи: 361 є і в рахунку-фактурі (дебет), і в платежі (кредит). «Усього за звітом» — ті самі 2 400,00 / 2 400,00, що й без фільтра: відібрані записи показуються цілими, тож у підсумок ідуть і рядки 702, 643 та 311. Рух на 361 окремо видно в таблиці «Обороти за рахунками» (нижче) — рядок 361 Дт 1 200,00 / Кт 1 200,00, поруч і кореспондентні рахунки — або в головній книзі.
«Огляд». Два рядки записів — по одному на запис, кожен із сумами 1 200,00 / 1 200,00, без рядків проводок; заголовки й підсумки груп лишаються. «Кількість рядків» наприкінці — та сама, 5: рахуються рядки показаних записів, хоч їх і не видно.
«Обороти за рахунками». Під журналом — таблиця за рахунками записів звіту: 311 — Дт 1 200,00; 361 — Дт 1 200,00, Кт 1 200,00; 643 — Кт 200,00; 702 — Кт 1 000,00; разом Дт 2 400,00 / Кт 2 400,00. Рахунок 361 закрився в нуль: рахунок виставлено й оплачено в тому самому місяці.
«Сортувати за датою». Ті самі два записи — за датою, однією групою, без рядків «Усього: …» за документом; «Усього за звітом» не змінюється.
Вивантаження в Excel
У файлі журнал — плоска таблиця: рядок на кожен рядок запису, а шапка запису (номер, дата, документ, коментар, посилання) повторюється в кожному рядку. Так таблицю зручно фільтрувати й зводити. Підсумків за записом і за групою у файлі немає — лише наприкінці «Усього за звітом», кількість рядків і кількість записів. В «Огляді» — рядок на запис. Обороти за рахунками ідуть окремим аркушем.
Часті ситуації
«За період понад 20000 рядків записів — забагато для детального журналу». Детальний журнал показує до 20 000 рядків записів. Звузьте період чи фільтри або увімкніть «Огляд» — у ньому межі немає.
Запису немає в «Огляді», хоча в детальному журналі він є. «Огляд» пропускає записи з нульовими сумами: рядок на запис без сум нічого не каже.
Діапазон рахунків не приймається. Діапазон пишеться двома межами через двокрапку (301:399); якщо в ньому немає жодного рахунку плану, звіт про це скаже, а не покаже порожній журнал.
Діапазон рахунків узяв не ті рахунки. Межі порівнюються як текст: 30:39 не бере 391 чи 3911, а 301:399 бере й двозначні 31…39. Для групи рахунків надійніше перелічити коди через кому.
Порожній звіт. У періоді немає записів, що проходять усі задані фільтри: фільтри діють разом, через «і».