Рахунок-фактура

Журнал виставлених рахунків за період: хто, коли, на що і на яку суму. У детальному вигляді під кожним рахунком розкриваються його рядки — товари, кількість, ціна. Це відповідь на питання «що ми виставили клієнтам за грудень» і найшвидший спосіб знайти документ, коли номер загубився, а клієнт і приблизна дата відомі.

Де шукати: Модулі → Розрахунки з клієнтами → Звіти → Рахунок-фактура

Назва пункту меню збігається з назвою документа, тому їх легко переплутати: «Рахунки-фактури» в розділі «Регістри» — це самі документи, а «Рахунок-фактура» в розділі «Звіти» — перелік по них.

Розбір на прикладі

Період — грудень 2027, «Показати: Всі» (і затверджені, і чернетки), галочка «Детально» лишається ввімкненою.

Два документи одного клієнта:

• №158 від 10/12/2027 на 2400.00 — звичайний рахунок, у рядку послуга СР1002 «Заміна блоку живлення»;
• №159 від 20/12/2027 на 300.00 з позначкою «K» у колонці «Тип» — кредит-нота: повернення несправної деталі.

Колонка «Продавець» показує поле «Продавець» шапки рахунка; «Вал.» — валюту рахунка.

Підсумок унизу однаковий в обох виглядах. І в детальному (галочка «Детально»), і в короткому — три рядки на кожну валюту: «Рахунки (виписано)» 2400.00, «Кредит-ноти» −300.00 і «Виручка» 2100.00 — підвал сходиться складанням. Так само і в Excel. Кадр вище знятий до того, як підвал розділили на три рядки.

Звідки беруться числа

Сума рахунка — підсумок документа з ПДВ (те саме число, що в самому рахунку внизу). Із заповненим фільтром по товару чи об'єкту — сума лише тих рядків, що підійшли (див. нижче).

Тип порожній у звичайного рахунка і «K» (латинська літера) у кредит-ноти. Готівковий рахунок від звичайного в цій колонці не відрізняється — його видно за способом оплати в самому документі.

Рядки в детальному вигляді — товари рахунка з ціною й сумою рядка; колонка «Бренд» заповнена лише в тих товарів, у картці яких бренд заданий.

Фільтри по товару (бренд, група, класифікація) рахують РЯДКИ, що підійшли; так само фільтр «Об'єкт» (об'єкт рядка, а без нього — шапки). У звіт іде рахунок, у якому підійшов хоч один рядок, і його «Сума» — сума цих рядків з ПДВ, а не всього документа: звіт «група Телевізори» за рахунком «телевізор 120 + телефон 60» покаже 120. Підвал складається з тих самих сум — в обох виглядах; у детальному під рахунком видно саме ті рядки, з яких його сума. Рахунок, у якого сума рядків, що підійшли, 0, у звіт не йде. Підійшли всі рядки — «Сума» та сама, що в документі. До 29.10.2026 «Сума» з фільтром лишалась повною — сумою всього документа, і підвал складав продажі всіх товарів таких рахунків.

Дата. Відбір іде за «Датою операції» рахунка, а колонка «Дата рах/ф» показує «Дату рахунку» — у рахунка, де ці дати різні, у звіті видно не ту дату, за якою його відібрано.

Чернетки в підсумку. У режимі «Показати: Всі» незатверджені рахунки входять і в підвал — зокрема в «Виручку».

Параметри

Параметр	Що робить
Період	За датою операції рахунка (поле «Дата операції»)
Клієнт	Один клієнт
Об'єкт	Відбір за об'єктом обліку
Бренди / Групи / Клас.	Відбір за характеристиками товарів у рядках
Валюта	Лишити рахунки однієї валюти (або кількох — через кому)
Продавець	Поле «Продавець» шапки рахунка; можна кілька через кому
Показати: ОК / Всі	Лише затверджені документи або разом із чернетками
Оновлюючий склад / Не оновлюючий / Всі	За ознакою «Оновити склад» у рахунку: перший варіант — рахунки з цією ознакою (склад вони списують самі, коли їх затверджують), другий — без неї (виписані на вже відвантажене)
Детально	З рядками товарів або лише шапки

Типові ситуації

Треба знайти рахунок, а номера немає. Задайте період і клієнта — у списку буде кілька документів, потрібний упізнається за сумою й датою.

У звіті є рахунки, яких клієнт не бачив. Перемкніть «Показати» на «ОК»: у режимі «Всі» показуються й незатверджені чернетки.

Незрозуміло, чи цей рахунок списав товар зі складу. Скористайтесь другою групою перемикачів: «Оновлюючий склад» лишить рахунки з ознакою «Оновити склад», які списують склад самі (так буває при продажу без відвантаження); «Не оновлюючий» — виписані на вже відвантажений товар. Ознака сама нічого не списує, поки рахунок не затверджено: з «Оновлюючий склад» і «Всі» в групі «Показати» у звіт потраплять і чернетки, які склад ще не рухали. Чи стоїть ознака в новому рахунку одразу, задає налаштування рахунка-фактури.

Потрібна виручка, а не перелік. Виручку з ПДВ дає рядок «Виручка» в підвалі — у будь-якому вигляді. Виручку без ПДВ і прибуток дивіться у звіті продажів або звіті про прибутки і збитки.