Категорії постачальників
Довідник відповідає на два питання одразу: як згрупувати постачальників для звітів і на який рахунок обліку відносити розрахунки з ними.
Де шукати: Модулі → Розрахунки з постачальниками → Регістри → Категорії постачальників
Розбір на прикладі
На демо заведено дві робочі категорії — «Постачальники вітчизняні» й «Постачальники зарубіжні». Відкриємо першу:
Уся картка — це код, коментар (те, що бачить користувач) і два рахунки обліку:
| Поле | Для чого |
|---|---|
| Рах. кред. | Рахунок розрахунків із постачальниками цієї категорії — замість загального 631 |
| Рах. авансу | Рахунок виданих авансів — замість загального 371 |
У категорії «зарубіжні» в полі «Рах. кред.» стоїть 632: розрахунки з іноземними постачальниками ведуться на окремому рахунку, і одного рядка в довіднику достатньо, щоб усі їхні документи пішли туди самі.
Код і коментар обов'язкові, а рахунок, якого немає в плані рахунків, картка не прийме. Код збереженої категорії змінити не можна — «Код змінювати не можна»: на нього посилаються картки постачальників.
Як категорія потрапляє в документ
Категорію ставлять у картці постачальника. Самі документи категорії не зберігають: вони беруть з неї рахунки, коли власного рахунку в картці немає (кроки нижче). Коли категорію вибирають у картці, система одразу переносить її рахунки в порожні поля картки — «Рахунок кредиторів» і «Рахунок авансу». Тож постачальник, якому категорію проставили у вікні, далі бере рахунок уже з власної картки: змініть потім рахунок у категорії — його картка цього не побачить, її правлять окремо.
Рахунок обліку постачальника шукається за три кроки:
- поле в картці самого постачальника;
- поле в його категорії;
- загальна настройка рахунків.
Перше знайдене значення й виграє. Так рахунок-фактура постачальника отримує «Рах. кред.» — у момент вибору постачальника — і далі зберігає його в себе: платіж постачальнику за цим рахунком-фактурою бере рахунок із нього, а не з картки чи категорії. Сам платіж шукає рахунок трьома кроками лише для авансу — рядка без рахунку-фактури. Тому категорія — це зручна середина: не описувати рахунок кожному постачальнику окремо, але й не зводити всіх до одного загального.
Де ще працює категорія
Категорія — це фільтр у звітах боргів: історичний аналіз і кредиторська заборгованість уміють показати тільки постачальників однієї категорії. Так із загальної суми боргу вирізається, наприклад, лише імпорт. Такий самий фільтр мають звіт за контактами, історія передоплат постачальника, журнал замовлень постачальникам, відомість за розрахунками з постачальниками та історія змін контакту.
Ще категорія видно в досьє постачальника — у верхньому блоці разом з умовами оплати.
Типові ситуації
Проводки пішли не на той рахунок. Перевірте всі три кроки: спершу картку постачальника, потім категорію, потім загальну настройку. Найчастіше в картці залишилось старе значення, яке перебиває категорію, — його туди переніс сам вибір категорії.
Категорію змінили — старі документи не змінилися. Рахунок кредиторів потрапляє в рахунок-фактуру під час вибору постачальника і далі зберігається в самому документі — у полі «Рах. кред.». Зняти ОК і провести знову замало: проводка піде на той самий збережений рахунок. Щоб перевести документ на новий рахунок, зніміть ОК, впишіть новий рахунок у «Рах. кред.» і проведіть документ знову.
Фільтр за категорією в звіті нічого не знаходить. Значить, категорія не проставлена в картках постачальників: сам довідник заповнений, а зв'язку немає.
Категорія не видаляється. Її тримає картка постачальника або рядок діапазонів номерів — відмова назве, де саме: «Запис реєстру «Категорії постачальників» використовується в: Контакти!». Без категорії така картка вже не збереглася б, а рахунки обліку тихо пішли б на загальні з настройки. Переведіть постачальників в іншу категорію — тоді видалення пройде.
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| VendCat_Code | Код |
| VendCat_Comment | Коментар |
| Acc_No | Рах. кред. (код) |
| Acc_Comment | Рах. кред. (назва) |
| VendCat_OnAccAC | Рахунок |
Записи, на які документ посилається полями форми (склад, клієнт, валюта…), дають у шаблон і решту своїх змінних — код і назва вже названі в таблицях вище, інше описано в статті довідника:
- Рах. кред. — Рахунки