Завдання

Спільний список справ фірми: передзвонити клієнту, виїхати на ремонт, погодити кошторис, нагадати про оплату. Сюди ж лягає те, що система створює сама — записи з сайту і кроки сервісних замовлень.

Де шукати: Модулі → CRM → Регістри → Завдання

Завдання — це не нотатка, а зобов'язання з відповідальним і строком: у нього є виконавці, дата, стан «виконано» і, за потреби, зайнятий час конкретного майстра.

Розбір на прикладі

У списку — номер, вид завдання, назва, дати початку й завершення та ознака виконання. Кнопка фільтра відкриває відбір: період, тип, результат, автор, виконавець, стан (усі / виконані / невиконані) і галочки видів завдання.

Відкрите завдання «Передзвонити щодо ремонту перфоратора»:

Поле	Що означає
Номер завдання	Видається автоматично
Контакт	Клієнт, якого стосується справа; ім'я підставляється з картки
Назва	Обов'язкове: те, що видно у списку
Автор, Дата створення	Хто і коли завів завдання; заповнюються самі
Завдання закрито	Хто натиснув «Виконано» — заповнюється в момент закриття
Час/Дата початку й завершення	Строк. Дата початку обов'язкова
Тип, Результат	Значення з довідника типів завдань
Ресурс	Майстер або робоче місце, чий час займає ця справа
Група	Група завдань для звітів і відбору
Сповіщення + тип	Кому й куди повідомити: повідомлення в системі, СМС, пошта, Telegram
Виконано	Головний перемикач стану

Праворуч — вид завдання: «Календар», «План», «План на час», «Години роботи», «Підтвердження», «Проект», «Інше». Вид не косметика: він визначає, чи можна прив'язати до завдання ресурс (лише «Календар» і «План») і чи вводяться в картці дата й час завершення. У календар ресурсів завдання потрапляє саме через ресурс.

Вкладка «Опис» — вільний текст: подробиці, домовленості, що саме сказав клієнт.

Вкладка «Виконавці» — хто робить. У рядку вказують логін користувача або код групи виконавців; група розкривається в перелік людей. Один виконавець не може повторюватися двічі. Хоча б один рядок обов'язковий — інакше завдання нема кому виконувати.

Завдання із зайнятим часом

Це те саме вікно, але завдання іншого роду: виїзд майстра 19 серпня з 14:00 до 16:00, вид «Календар», ресурс ПР2.

Щойно у завданні з'явився ресурс, воно починає тримати час: система не дасть завести друге завдання на того самого майстра з перетином за часом — «На вказаний час ресурс зайнятий!». Порівнюються інтервали цілком. Завдання, яке зберігають, перевіряється, лише коли в ньому заповнені дата й час закінчення (з ресурсом вони й так обов'язкові). А наявне завдання тримає час, щойно в нього є дата закінчення: без часу закінчення його кінцем вважається 00:00 цієї дати; без дати закінчення воно часу не тримає. Той самий час бачить і онлайн-запис: зайняті години зникають із сайту.

Із ресурсом працюють обмеження:

• вид завдання може бути тільки «Календар» або «План»;
• для календарного завдання обов'язкові дата й час завершення — інакше невідомо, скільки часу займати.

Що перевіряється при збереженні

Обов'язкові: назва, вид завдання, дата початку і хоча б один виконавець.

Дати мають бути послідовними: дата початку не раніша за дату створення («Дата початку не може бути раніше дати створення»), дата завершення пізніша за дату початку.

Посилальні поля перевіряються на існування: тип і результат мають бути в типах завдань, контакт — у контактах, група — у групах завдань, ресурс — у ресурсах. Для типу, результату й контакту помилка називає саме те значення, якого не знайшли; для групи й ресурсу — лише поле («Групу не знайдено», «Вказаного ресурсу не існує»).

Виконавець має існувати як логін користувача або код групи: «Виконавця «ІВАНОВ» не існує». Повтор у матриці — «Цей виконавець вже використовується».

Що робить «Виконано»

Галочка не просто змінює колір рядка:

• у полі «Завдання закрито» з'являється той, хто її поставив;
• якщо дата й час завершення порожні, вони заповнюються самі — поточними або датою завдання, якщо вона в майбутньому;
• завдання зникає з відбору «Не виконано» і перестає заважати онлайн-запису.

Хто дізнається про завдання

Якщо в картці стоїть «Сповіщення», кожен виконавець отримує повідомлення. Спосіб береться з перемикача «Тип сповіщення», але система дивиться, чи є куди слати: у користувача має бути телефон для СМС, пошта для e-mail, прив'язаний Telegram для Telegram. Якщо потрібного контакту немає, то при створенні завдання цей виконавець повідомлення не отримує, а при зміні завдання (виконавців, назви, опису, типу, дати чи часу початку, типу сповіщення) система пробує інші канали — Telegram, повідомлення в системі, пошта, СМС.

Сповіщення отримає тільки той, кому дозволено бачити завдання: якщо у співробітника немає права на цей реєстр, повідомлення йому не піде.

Звідки беруться завдання

Джерело	Що створюється
Вручну	Будь-яка справа: дзвінок, виїзд, нагадування
Онлайн-запис	Задача на кожен ресурс: день, час, послуга, клієнт
Сервісні замовлення	Крок за станом замовлення — за налаштуванням автоматичних завдань
Правила погодження	Задача затверджувачу, коли документ подають на погодження; змінювати її може лише затверджувач, а вручну таку задачу не створити
Служби нагадувань	Наприклад, привітання з днем народження працівника

Типові ситуації

«Ресурс зайнятий», хоча в календарі порожньо. Шукайте невиконане завдання цього ресурсу у списку завдань (відбір «Не виконано»): зайнятим вважається час кожного невиконаного завдання ресурсу, у якого є дата закінчення (без часу закінчення — до 00:00 цієї дати). Виконані завдання час звільняють — так само, як в онлайн-записі, а завдання типу з галочкою «Не займає ресурс» у типах завдань часу не тримають. Дотик меж конфліктом не є: 10:00–11:00 і 11:00–12:00 уживаються.

Завдання не зберігається: «Дата початку не може бути раніше дати створення». Так буває, коли заводять справу «заднім числом». Дату створення змінити не можна — заведіть завдання поточним днем, а фактичну дату вкажіть в описі.

Сповіщення не дійшло. Три причини за частотою: у картці не стоїть галочка «Сповіщення»; у користувача не заповнений відповідний контакт (телефон, пошта, Telegram); у користувача немає права на реєстр завдань.

Група виконавців у рядку. Це нормально: у матрицю можна поставити код групи замість кожного співробітника окремо — система сама розгорне його в перелік людей.

Змінні друку

Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.

Поля заголовка:

Змінна	Що підставляється
Actions_Comment	Коментар
Actions_Task_number	Номер завдання
Actions_Name	Назва
Actions_Author	Автор
Actions_Creation_date	Дата створення
Actions_Task_closed	Завдання закрито
Actions_Completed	Виконано
Actions_End_date	Час/Дата завершення — поле «Дата кінця»
Actions_End_time	Час/Дата завершення — поле «Час закінч.»
Actions_Type_of_task	ВИД ЗАВДАННЯ
Actions_Start_Time	Час/Дата початку — поле «Час початку»
Actions_Notification	Сповіщення
Actions_Start_Date	Час/Дата початку — поле «Дата початку»
Actions_Notification_type	Тип оповіщення

Поля рядків:

Змінна	Що підставляється
Actions_MNo	Номер позиції рядка
Actions_Executor	Виконавці задачі
Actions_FullName	Текст рядка задачі