Перейти до змісту

Налаштування рахунків

Одне вікно на всю компанію, і в ньому сім прапорців та один перемикач. Кожен із них змінює поведінку інших документів: замовлення клієнта, відвантаження, рахунку-фактури, платежу, повернення. Тобто це не «довідник опцій», а місце, де вирішують, що система робить сама, а що лишає на людину.

Де шукати: Модулі → Рахунки клієнтам → Налаштування → Налаштування рахунків

Читати його найкорисніше поруч зі статтею про рахунки клієнтам: там описано, як документ поводиться, а тут — чому саме так.

Меню: Модулі → Рахунки клієнтам → Налаштування → Налаштування рахунків.

Розбір на прикладі

Налаштування рахунків

У демонстраційній компанії увімкнено два перші прапорці — саме той набір, з якого зазвичай починають.

Копіювати дату рахунку в дату відвантаження. Плановою датою відвантаження стає дата самого рахунку: новий рахунок отримує її при створенні, а коли дату рахунку змінюють у вікні, планова дата переїжджає слідом. Вписану вручну планову дату збереження не чіпає — і в чернетці, і в проведеному рахунку. Прапорець зручний тим, хто відвантажує день у день; хто планує відправку наперед, просто вписує свою дату.

Оновлювати собівартість у рахунку по відвантаженню. Найцінніший прапорець у цьому вікні. Коли відвантаження затверджують, система повертається в замовлення і дописує в його рядки собівартість партій, які реально поїхали (за FIFO, перерахована курсом документа). Від неї перераховується прибуток рядка — його сума без ПДВ мінус кількість × собівартість, — а в шапці «Усього прибуток» і «Маржа %» (прибуток у відсотках від суми без ПДВ). Без прапорця колонка «Соб.» лишається порожньою, а «Приб.» показує всю суму рядка без ПДВ: замовлення не покаже, скільки ви на ньому заробили насправді.

Прапорець діє з моменту, коли його ввімкнули: собівартість дописується в мить затвердження відвантаження, тож відвантаження, затверджені раніше, її вже не принесуть.

Разом із цим вмикається контроль продажу нижче собівартості. Якщо в ролі користувача дозволена відповідна дія, система або попереджає повідомленням, або взагалі не дає затвердити відвантаження, коли собівартість вища за ціну продажу. Дивіться права доступу: без дозволу на цю дію контроль мовчить.

Не дозволяти резервування більше ніж на складі. Діє тільки на замовлення з прапорцем «Зарезервовано». Система звіряє кожен рядок із залишком на складі документа й не дає зарезервувати те, чого немає. Перевіряються лише товари — послуги й роботи проходять вільно, бо складського залишку не мають.

Вимагати тип рахунку. Поле «Тип» стає обов'язковим: без нього документ не збережеться. Типи заводять у довіднику Типи рахунків клієнтам. Прапорець варто вмикати тоді, коли за типом щось будують — звіти, нумерацію, різні правила обробки, — інакше він просто додає роботи менеджеру.

Долучити до передплати при фактуруванні. Коли з відвантаження створюють рахунок-фактуру, система шукає незакриту передплату цього клієнта саме за цим замовленням і, якщо знаходить, підставляє її в накладну. Борг клієнта одразу зменшується на суму авансу, і бухгалтеру не треба зводити передплату з накладною руками.

Створити кредит-ноту при затвердженні повернення. При затвердженні повернення від клієнта автоматично з'являється кредит-нота. Важлива умова: вона створюється лише тоді, коли по відвантаженню, з якого зроблено повернення, вже є затверджений рахунок-фактура. Якщо накладної не було, повертати нічого — борг не виникав, і кредит-нота не потрібна.

Вимагати рахунок клієнта по передплаті. Прапорець про платежі: у рядку, де вказано номер передплати, стає обов'язковим номер рахунку клієнта (колонка «Рах. кл. №») — перевіряється під час проведення платежу, чернетка зберігається й без нього. Так аванс завжди прив'язаний до конкретної угоди — це потрібно і для подальшого автоматичного зарахування (див. попередній прапорець), і для податкового обліку.

Головна знижка

Перемикач унизу відповідає на питання, якою знижкою користуються за замовчуванням у рядках рахунків клієнтам, рахунків-фактур і комерційних пропозицій: відсотком чи абсолютною сумою.

У рядку живе рівно одна знижка. Щойно міняють ціну, «неголовна» обнуляється: при виборі «Знижка %» зникає абсолютна, при виборі «Знижка абс.» — відсоток. Якщо ж у рядку вже проставлена якась із них вручну, система рахує саме її, а до налаштування звертається лише тоді, коли обидві порожні.

Параметри

Параметр Що змінює
Копіювати дату рахунку в дату відвантаження Планова дата відвантаження дорівнює даті рахунку — при створенні й коли дату рахунку змінюють у вікні; вписана вручну зберігається
Оновлювати собівартість у рахунку по відвантаженню Затверджене відвантаження дописує в рядки замовлення собівартість і прибуток; вмикає контроль продажу нижче собівартості
Не дозволяти резервування більше ніж на складі Заборона резервувати товару більше, ніж є на складі документа (послуг не стосується)
Вимагати тип рахунку Поле «Тип» стає обов'язковим
Долучити до передплати при фактуруванні Незакрита передплата за цим замовленням сама підставляється в рахунок-фактуру
Створити кредит-ноту при затвердженні повернення Затверджене повернення створює кредит-ноту — якщо по відвантаженню є затверджена накладна
Вимагати рахунок клієнта по передплаті У рядку платежу з номером передплати обов'язковий номер замовлення
Головна знижка Яка знижка основна в рядках: відсоток чи абсолютна сума

Типові ситуації

  • Планова дата відвантаження «сама» змінилася. Це перший прапорець: коли в рахунку змінюють дату, планова дата переїжджає на неї. Поставте планову дату вже після дати рахунку — збереження її не чіпає.
  • У замовленні порожні «Соб.» і «Приб.». Три причини, за черговістю: не увімкнено другий прапорець; відвантаження ще не затверджене; рядок замовлення не потрапив у відвантаження. Зверніть увагу: раніше створені документи заднім числом не перераховуються — цифри з'являються з наступного затвердженого відвантаження.
  • Резерв проходить, хоча товару немає. Перевірте, що в замовленні стоїть «Зарезервовано» і заповнений склад: без складу перевіряти нема з чим. Другий варіант — позиція заведена як послуга, а не як товар.
  • Повернення затверджене, а кредит-ноти немає. Значить, по відвантаженню немає затвердженого рахунку-фактури. Спершу проведіть накладну.
  • У рядку не рахується відсоток знижки. Подивіться, чи не стоїть у тому ж рядку абсолютна знижка: заповнена вона має перевагу над налаштуванням.

Поруч