Друк документа

Рахунок клієнту, накладну, акт, гарантійний талон друкують однаково: відкривають документ і натискають кнопку з принтером. Система збирає готовий файл за шаблоном — далі ви його зберігаєте, відкриваєте у PDF або відправляєте на принтер звичним способом.

Окремого пункту «Друк» у меню немає, і зі списку документи теж не друкуються. Друкують відкриту картку — по одному документу за раз.

Де кнопка

Кнопка з принтером стоїть у шапці картки, четвертою зліва — після «Новий», «Дублікат» і «Видалити». Вона працює і для чернетки, і для затвердженого документа: друк нічого не змінює в даних, тому ОК для нього не потрібен.

Вікно вибору форми

Натискання відкриває невелике вікно «Друковані форми». У ньому:

• «Оберіть форму» — перелік форм, заведених для цього виду документів. Перша в переліку вже вибрана; порядок задає пріоритет форми — число зі стрілками вгору й униз у її картці.
• «Ім'я файлу» — ім'я файлу-шаблона, за яким буде зібрано документ. Поле лише для читання; за розширенням видно, що вийде — таблиця Excel чи документ Word.
• Три кнопки внизу.

«Завантажити» — файл зберігається на ваш комп'ютер у тому ж форматі, що й шаблон: .xlsx для Excel, .docx для Word. Ім'я система збирає сама з назви форми, назви реєстру і номера документа — наприклад РАХУНОК_НА_ОПЛАТУ_Рахунки клієнтам_1.xlsx. Цей варіант обирають, коли документ треба виправити руками перед відправкою клієнту.

«PDF» — той самий документ, але одразу в PDF і в новій вкладці браузера. Звідти його друкують звичною комбінацією клавіш або зберігають. Це звичайний шлях, коли правити нічого не потрібно.

«Переглянути» — попередній перегляд в онлайн-переглядачі Microsoft. Переглядач — зовнішній сервіс: щоб показати документ, він завантажує файл з вашого сервера. Якщо система працює всередині локальної мережі й ззовні недоступна, кнопка відкриє порожню сторінку — це не поломка, а наслідок закритого доступу. Користуйтеся «PDF».

Звідки беруться форми

Шаблон друку — не частина програми, а запис у реєстрі «Друковані форми» модуля Система. Один шаблон — один запис: файл Word або Excel, у який вписані змінні на кшталт {Номер} чи ${Клієнт}, а система підставляє в них дані документа. Які змінні доступні конкретному документу — у його власній статті, розділ «Змінні друку».

Форма прив'язана до реєстру: форма для рахунку клієнту в рахунку-фактурі не з'явиться. Крім реєстру картка форми задає, хто саме її побачить:

Поле форми	Хто побачить форму
«Користувач»	лише цей користувач; порожньо — усі
«Відділ»	лише цей відділ; порожньо — усі
«Група доступу»	лише ця роль; порожньо — усі
«Мова»	документи з цією мовою; порожньо — будь-які
«Вимкнено»	форма не показується нікому

Тому нормально, коли у двох працівників перелік форм різний: у продавця свій бланк, у бухгалтера свій.

Якщо форм немає

Перший раз кнопка друку майже завжди впирається саме в це: шаблонів для документа ще ніхто не завів. Система не пише «форм немає» — вона одразу пропонує завести форму і відкриває порожню картку «Друковані форми» з уже заповненим полем «Регістр». Адміністраторові так зручно, а звичайного користувача це збиває з пантелику: він натиснув «друк», а отримав незнайоме вікно налаштування.

У працівника без права створювати записи замість картки з'явиться повідомлення:

Читається воно так: «форм для цього документа немає, а створити нову вам не дозволено». Ні налаштовувати, ні шукати нічого не треба — попросіть адміністратора завантажити шаблон, права тут ні до чого.

Друге повідомлення того самого ряду — «Друкована форма не налаштована! Для налаштування друкованої форми для цього документа зверніться до адміністратора». Воно означає інше: форма обрана, але для цього виду документів не описано набір змінних друку, підставляти в шаблон нічого. Це робота розробника, а не налаштування.

Якою мовою друкується документ

Мову друку задає сам шаблон: тексти «Рахунок на оплату», «Разом», «Підпис» лежать усередині файлу Word чи Excel, система їх не перекладає. Хочете англійський бланк — потрібен англійський шаблон, окремим записом у «Друкованих формах».

Коли бланків кілька, їх розрізняють полем «Мова» в картці форми: система показує ті, у яких мова збігається з полем «Мова» в самому документі, плюс усі, у яких мову не вказано. Так одному клієнту друкують українською, іншому англійською, не перемикаючи інтерфейс.

Мова інтерфейсу на друк не впливає взагалі. Російський інтерфейс із переліком українських шаблонів — звична річ, якщо бланки заводили українською.

Що друкується не звідси

• Звіти — з вікна звіту: результат вивантажується в Excel власною кнопкою, кнопки з принтером там немає.
• Касові чеки — стрічку друкує чековий принтер за своїм шаблоном: Чеки рахунків клієнтів, Принтери, Черга друку. З рахунком на папері це ніяк не пов'язано.
• Етикетки та цінники — з картки товару, за шаблоном етикетки: їх друкують пачками, а не по одному документу.
• Експрес-накладна Нової Пошти — своєю кнопкою в документі доставки, див. Доставка Новою Поштою.

Типові ситуації

«Натиснув друк — відкрилося вікно з полями і кнопкою збереження». Це картка нової друкованої форми: шаблонів для документа ще немає. Закрийте вікно і попросіть адміністратора завести форму.

«Учора друкували, а сьогодні замість вибору форми відкривається порожня картка форми». Для вас не лишилось жодної форми: її могли вимкнути (позначка «Вимкнено» в її картці) або вказати в ній конкретного користувача, відділ чи роль — тоді решта її не бачить. Так само зникає одна форма з кількох.

«Завантажився файл, а всередині замість даних назви полів у дужках». Шаблон зібрано з помилкою: імена змінних не збігаються з тими, що дає документ. Правильний перелік — у статті цього документа, розділ «Змінні друку».

«PDF відкрився порожньою вкладкою». Браузер заблокував спливне вікно — дозвольте відкриття вкладок для адреси системи.

«Треба надрукувати одразу двадцять рахунків». Такої можливості немає: друк іде по одному документу. Для масових задач користуються звітами (вивантаження в Excel) або етикетками — там друк пачками передбачено.