Надходження в касу
Документ, яким фірма записує надходження грошей, не пов'язане з рахунком клієнту: повернення невитраченого авансу, внесок засновника, повернення від підзвітної особи, зняття грошей із банку в касу. Оплати за рахунками сюди не потрапляють — для них є платежі клієнтів.
Де шукати: Модулі → Касова книга → Регістри → Надходження в касу
Поки документ не проведений, це чернетка. Гроші «приходять» у мить, коли ви ставите позначку ОК: система робить проводки і залишок каси зростає. Якщо для надходжень діє правило затвердження, спершу потрібне затвердження — див. «Типові ситуації».
Розбір на прикладі
У списку — номер, позначка ОК, дата, підстава (коментар), сума й валюта. Відкриваємо надходження №2 від 05/08/2026:
Співробітник повернув залишок відрядного авансу — 1500.00 грн готівкою.
У шапці чотири поля:
- Спосіб оплати — ГГ, готівка гривня. Це вирішує, куди прийдуть гроші: за кожним кодом у способах оплати закріплений рахунок (301 — каса, 311 — банк, термінал). Поле обов'язкове. Вибраний спосіб оплати сам підставляє в документ свою валюту (з курсом на дату документа) і додає в «Об'єкти» шапки свої об'єкти — якщо вони в ньому задані.
- Працівник — хто оформив надходження. Під час роботи через вікно підставляється логін поточного користувача; можна замінити на іншого зі списку.
- Об'єкти — аналітика на весь документ. Вона складеться з об'єктами рядків і потрапить у проводки.
- Коментар — підстава. Саме він видно у списку і в журналі надходжень, тому пишіть його для людини, а не для себе.
Під датою — поле Плановий платіж. Його заповнює система, коли надходження створено з планового платежу — у платіжному календарі чи в меню самого платежу; руками поле не змінюється. Збережене надходження пов'язане з плановим платежем: посилання видно кнопкою з ланцюжком в обох. У дубль документа номер не переноситься.
У таблиці — рядки надходження. У кожного:
| Стаття надх./витр. | Коментар | Об'єкти | Сума |
|---|---|---|---|
| ПІДЗВІТ | Залишок авансу на відрядження | ГОЛУБ | 1500.00 |
Стаття — це причина надходження і водночас рахунок, на який система віднесе суму (див. статті надходження/витрати). Вибрана стаття заповнює коментар і об'єкти рядка зі своєї картки. Об'єкт уточнює аналітику: тут — від якого співробітника повернулися гроші. Рядків може бути скільки завгодно, у кожного своя стаття і своя сума.
Унизу — валюта й курс. Для документа у валюті компанії там стоять одиниці; курс стає важливим, коли гроші приходять в іноземній валюті. Усього система рахує сама, підсумовуючи рядки.
Що відбувається при проведенні
Позначка ОК створює запис операцій. Для нашого надходження він такий:
| Рахунок | Дт | Кт |
|---|---|---|
| 301 Готівка в національній валюті | 1500.00 | |
| 372 Розрахунки з підзвітними особами | 1500.00 |
Логіка проста: дебет — рахунок способу оплати, кредит — рахунок статті. Гроші прийшли в касу, а борг підзвітної особи закрився.
Об'єкти рядка разом з об'єктами шапки потрапляють в обидві сторони проводки. Якщо в рядку стоїть ГОЛУБ, він буде і в дебеті, і в кредиті — так аналітика не губиться при розборі оборотів. Виняток — маска об'єктів: якщо для рахунку вона дозволяє лише певні типи об'єктів, решту з цього боку проводки система прибере.
Документів з кількома рядками це стосується так само: кожен рядок дає свою пару проводок, рахунок каси в них повторюється. Рядок із відʼємною сумою — повернення з каси: у його парі дебет і кредит міняються місцями, тож каса рухається на суму рядків із їхнім знаком.
Знята позначка ОК скасовує проводки. Зняти її може лише користувач із правом «Знімати ОК із документів» (див. як повернути документ у редагування). У проведеному документі можна виправити лише «Коментар» у шапці: виправте й збережіть, ОК знімати не треба. Решту — зняти ОК, виправити, поставити ОК знову.
Типові ситуації
«Оберіть спосіб оплати» — порожнє поле способу оплати в шапці. Без нього система не знає, в яку касу прийшли гроші.
«Введіть об'єкт з типом …» при проведенні — контроль об'єктів налаштований для одного з рахунків проводки, а об'єкта такого типу немає ні в рядку, ні в шапці. Помилка на «Об'єкти» рядка означає, що тип вимагає рахунок статті; на полі «Об'єкти» шапки — рахунок способу оплати (каса чи банк). Вкажіть об'єкт потрібного типу в рядку або в шапці.
Поставили ОК, а документ лишився чернеткою з повідомленням «Запит на затвердження відправлено!». Для надходжень у касу діє правило затвердження: система зняла ОК, зберегла документ чернеткою і створила завдання затверджувачу. Провести документ вийде, коли його затвердять.
Документ проведений, а проводок немає. Перевірте налаштування контролю проводок: створення записів операцій для надходжень у касу вмикається там окремою ознакою.
Надходження не видно в касовій книзі. Касова книга будується за проводками, а не за документами: непроведене надходження до неї не потрапить.
У касу прийшли гроші, а надходження немає. Це нормально: касу поповнюють і інші документи — оплати клієнтів, роздрібні продажі. Надходження в касу потрібне там, де рахунку немає.
Куди дивитися далі
- Витрати з каси — дзеркальний документ;
- Статті надходження/витрати — звідки беруться рахунки для рядків;
- Журнал надходжень у касу — усі надходження за період із рядками;
- Касова книга — залишок каси й усі рухи, з яких би документів вони не прийшли;
- Спосіб оплати — які каси й рахунки має фірма.
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| CashIn_OK | ОК |
| CashIn_Number | Номер |
| CashIn_Date | Дата |
| CashIn_PaymentMethod | Спосіб оплати |
| CashIn_Objects | Об'єкти |
| CashIn_Comment | Коментар |
| CashIn_Employee | Працівник |
| CashIn_Total | Усього |
| CashIn_CurrencyCode | Валюта |
| CashIn_RateFrom | Курс |
| CashIn_RateTo | До курсу |
Поля рядків:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| MNo | Номер позиції рядка |
| MComment | Коментар |
| MCorspCode | Стаття надх./витр. |
| MSum | Сума |
| MObjects | Об'єкти |