Перейти до змісту

Управління проектами

Модуль для роботи, яку не можна закрити одним документом. Продаж товару вміщується в ланцюжок «замовлення → відвантаження → рахунок» і живе тиждень. Проєкт — ремонт, впровадження, розробка — тягнеться місяцями, збирає до себе години людей, куплені матеріали, авансові рахунки, і питання по ньому одне: заробили ми на цьому чи ні.

Тому проєкт — не документ, а друга координата для документів інших модулів. Він нічого не рахує сам; його сила в тому, що документи інших модулів знають, до якого проєкту належать. Прибутковість збирає один звіт — «Інформація про проект»: доходи бере з проведених рахунків-фактур, витрати — з рядків проведених таблиць робіт. Таблиці часу й надходження матеріалів із посиланням на проєкт самі в цю маржу не входять.

Маршрут: від пропозиції до маржі

Комерційна пропозиція (клієнт ще думає)
        ↓
Проєкт ── клас · фаза · класифікація
        ↓
Бюджет проєкту (план: години, матеріали, ціни)
        ↓
Робота: таблиці робіт · таблиці часу · документи інших модулів із посиланням на проєкт
        ↓
Інформація про проект: доходи (рахунки-фактури) · витрати (таблиці робіт) · маржа
  1. Комерційна пропозиція — єдиний документ для стадії «клієнт ще думає»: нікого ні до чого не зобов'язує, але показує прибутковість наперед, до того як ви назвали ціну. Її «Вид ком. пропоз.» (види комерційних пропозицій) записує, як домовилися про гроші.
  2. Проєкт — картка роботи. Клас (поле «Тип», довідник «Типи проектів») каже, що це за проєкт по суті, фаза (поле «Етап», довідник «Етапи проектів») — де він зараз, класифікація — довільна мітка.
  3. Бюджет проєкту — план у рядках і грошах: скільки годин і матеріалів, за якими цінами. Він же основа для рахунку клієнту. Витрат понад бюджет система поки не зупиняє й не попереджає про них — звіряйте план і факт самі.
  4. Таблиці часу — хто, коли і скільки працював. Цін у самому табелі немає: гроші з годин рахує звіт — за тарифами пар «робота + клас часу».
  5. Звіти зводять підсумок: «Інформація про проект» — одна сторінка на проєкт із маржею, «Звіт за таблицями часу» — скільки годин і на що витрачено.

Що важливо розуміти

Клас, фаза й класифікація — три різні розрізи, і плутати їх дорого. Клас у проєкту один і задає його природу (робота для клієнта, внутрішня ініціатива, гарантія). Фаза одна, але змінюється по ходу — за нею видно, що вже зроблено. Класифікація в проєкту теж одна (поле приймає один код), але це вільна мітка під розрізи звітності: терміновий, пілотний, гарантійний. Спроба тримати все в одному довіднику закінчується звітами, які ні на що не відповідають.

Вид комерційної пропозиції — домовленість про гроші, записана словами. Фіксована ціна означає, що клієнт платить за результат і перевитрата годин — ваш збиток. Оплата за витрачений час означає, що рахунок росте з табелів. Але це мітка: ні розрахунки, ні виставлення рахунків від неї не залежать — правило ви дотримуєте самі, коли виставляєте рахунки.

Година коштує по-різному залежно від того, коли її відпрацювали. Клас часу — це інтервал годин і дні тижня: робочі години, вечір, вихідний, свято. Тариф на пару «робота + клас часу» задає налаштування «Знижка клієнтам»: звідти табель бере знижку рядка, а «Звіт за таблицями часу» — ціну години; без тарифу табелі залишаться просто годинами.

Проєкт не замінює аналітику фінансів. У бухгалтерії розрізи задають об'єкти, і саме за ними будуються оборотки. Проєкт — розріз управлінський: він збирає документи навколо роботи, а не проводки навколо рахунку.

З чого почати в новій базі

  1. Типи проектів (класи) і Етапи проектів (фази) — короткі списки, які потім не хочеться переробляти.
  2. Види комерційних пропозицій — фіксована ціна, оплата за часом.
  3. Класи часу і налаштування «Знижка клієнтам» — тарифи, за якими години стануть грошима.
  4. Товари/Послуги — роботи, які виконуєте, як позиції з ціною за годину.
  5. Перший проєкт і його бюджет — далі документи просто посилаються на проєкт.

Часті задачі

Треба Куди йти
порахувати ціну для клієнта, який ще думає Комерційні пропозиції
завести нову роботу Проекти
скласти план робіт і грошей Бюджети проектів
зафіксувати відпрацьовані години Таблиці часу
подивитися, як ідуть справи на проєкті Інформація про проект
зрозуміти завантаження людей Звіт за таблицями часу
розділити проєкти за типом роботи Типи проектів · Класифікація проектів · Типи класифікацій
завантажити табелі або бюджети списком XLSX імпорт

Усі об'єкти модуля

Регістри — документи: Комерційні пропозиції · Проекти · Бюджети проектів · Таблиці часу

Регістри — довідники: Типи проектів · Етапи проектів · Класифікація проектів · Типи класифікацій · Види комерційних пропозицій · Класи часу · Товари/Послуги · Контакти

Налаштування: Знижка клієнтам

Звіти: Інформація про проект · Звіт за таблицями часу

Служби: XLSX імпорт · XLSX експорт

Куди дивитися далі