Як повернути документ у редагування
Помилилися в затвердженому документі — не та кількість, не той склад, не та дата. Поля не редагуються, у заголовку вікна написано «ПЕРЕГЛЯД». Щоб виправити, документ потрібно розтвердити: зняти позначку «ОК».
Операція звичайна і передбачена, але не безневинна: зняття ОК скасовує все, що документ уже зробив в обліку. Тому право на неї видається окремо і не кожному.
Що робить позначка «ОК»
Поки «ОК» не стоїть, документ — чернетка. Він лежить у списку, його видно, але на облік він не впливає: товар не рухався, проводок немає, борг не виник.
Позначка «ОК» вводить документ у дію. Залежно від виду документа система робить різне: списує чи оприбутковує товар, формує проводки в головній книзі, закриває борг, змінює статус замовлення, дописує історію оплат. З цієї миті дані документа стали частиною обліку — і міняти їх «на льоту» не можна, інакше залишки й проводки розійдуться з документом.
Тому затверджений документ відкривається в режимі перегляду: поля заблоковані, а доступні лише коментар шапки (див. нижче) і позначка «ОК» у правому верхньому куті. Це і є двері назад.
Порядок дій
- Відкрийте документ.
- Зніміть позначку «ОК».
- Натисніть «Зберегти».
- Тепер поля розблоковані — вносьте правки і зберігайте їх.
- Поставте «ОК» знову: система проведе документ заново, уже з новими даними.
!!! warning "Зняти ОК і правити — два різні збереження" Поки зняття «ОК» не збережено, поля й таблиця лишаються замкненими — так і задумано. Скасовувати рухи система мусить за тими рядками, які були проведені: якби рядки змінились у тому самому збереженні, вона повернула б на склад не те, що списала. Тому якщо змінені рядки прийдуть разом зі зняттям «ОК» (імпорт, API), система відмовить: «Документ затверджено! Рядки товарів проведеного документа міняти не можна».
Як прибрати помилковий рядок із документа
Окремої операції «видалити рядок проведеного документа» немає: рядок прибирається тим самим порядком, що й будь-яка інша правка.
- Зніміть «ОК» і збережіть — документ стане чернеткою, таблиця розблокується.
- Виділіть рядок у таблиці документа — клацнувши по його номеру в лівій колонці — і натисніть Delete.
- Збережіть документ.
- Поставте «ОК» знову: система проведе документ наново, уже без цього рядка.
Порядок кроків не переставляйте: поки зняття «ОК» не збережено, таблиця замкнена, а скасовувати рухи системі треба за тими рядками, які були проведені, а не за виправленими.
Якщо з документа вже виросли інші — з відвантаження клієнт повернув товар, з надходження товар повернули постачальнику, за рахунком-фактурою пройшла оплата або виписано кредит-ноту, — спершу розберіться з ними: доки пов'язаний документ проведений, зняти «ОК» з початкового не дадуть.
Що відбувається під час зняття ОК
Зняття ОК — це не «стирання галочки», а повне скасування проведення. Система відміняє все, що зробила при затвердженні:
- повертає товар на склад (або знімає прихід) і прибирає записи в історії руху;
- видаляє проводки в головній книзі;
- перераховує статус пов'язаного замовлення — значки в його списку стануть іншими;
- прибирає історію оплат за цим документом і відкриває закриту ним передоплату;
- повертає серійні номери та статуси товару в попередній стан.
Повторне «ОК» проводить документ заново і нічого не подвоює. Саме тому зв'язка «зняти — виправити — поставити назад» безпечна, а правка в обхід неї — ні.
Кому це дозволено
Право знімати ОК не входить у звичайний доступ до документа: працівник може створювати і затверджувати рахунки, але не розтверджувати їх. Дозволи видаються роллю рядком типу «задача» (action):
| Задача в ролі | Що дозволяє |
|---|---|
| «Знімати ОК із документів» | базове право: без нього розтвердити не можна нічого |
| «Можливість знімати 'ОК' зі всіх складських документів» | усі документи, що рухають склад |
| «Може знімати затвердження з надходжень» і подібні | точково: лише надходження, лише відвантаження, лише списання, лише переміщення, лише повернення, лише виробництво, лише рахунки-фактури, що оновлюють склад |
Складські документи вимагають двох дозволів одразу: базового і складського — загального або точкового на цей вид документів. Так зроблено навмисно: розтверджений прихід змінює залишки й собівартість, і це має робити той, хто розуміє наслідки.
Чому система не дає зняти ОК
Повідомлення короткі, і кожне означає своє:
«Доступ заборонений» — немає базового права «Знімати ОК із документів». Питання до адміністратора, а не до документа.
«Не можна розтвердити складський документ! Потрібен дозвіл canUnOkStockDock. Зверніться до адміністратора» — базове право є, складського немає.
«Існують затверджені повернення, з товарами зі списку відвантажених!», «З цього надходження створено затверджені повернення постачальнику!», «Не можна розтвердити рахунок-фактуру по якому була сплата!», «Не можна зняти позначку OK: існують пов'язані документи» (договір оренди) — з цього документа вже виросли інші: повернення, оплата, кредит-нота, рахунки й акти за договором. Спочатку розбирають продовження — знімають ОК з нього або видаляють його, — і лише потім повертаються до вихідного документа.
«Період закритий!» — документ потрапляє в закритий період. Це налаштування «Закриття внесення змін»: після здачі звітності правки заднім числом заборонені всім, крім перелічених у ньому користувачів.
Коли краще не розтверджувати
Розтвердження доречне, поки помилка свіжа і період відкритий. Для документів минулих місяців є надійніший шлях — виправний документ:
- помилилися в рахунку-фактурі — виписують кредит-ноту на різницю;
- відвантажили зайве — оформлюють повернення від клієнта;
- помилка в приході — повернення постачальнику або списання.
Різниця принципова: розтвердження стирає слід помилки, виправний документ його зберігає. У закритому періоді перше просто заборонено, а друге — нормальна облікова практика.
Типові ситуації
«Зняв ОК, зберіг — поля все одно заблоковані». Вікно лишилося на старих даних. Закрийте картку і відкрийте заново.
«Позначка ОК знялася, але кількість на складі не змінилася». Перевірте, чи справді документ збережено після зняття: скасування рухів відбувається при збереженні, а не при кліку по галочці.
«Треба виправити лише коментар». Коментар шапки можна змінити в затвердженому документі без зняття ОК — так влаштовані документи, що рухають склад, гроші чи зарплату: рахунки-фактури, відвантаження, надходження, повернення, переміщення, списання, інвентаризації, сервісні переміщення, рахунки клієнтам і замовлення постачальникам, таблиці робіт, платежі клієнтів і постачальникам, касові документи, нарахування й виплати персоналу та інші. Відкрийте документ, впишіть коментар і збережіть — позначка «ОК», рухи товару й проводки лишаються як були. Будь-яка інша правка в такому документі дає відмову: «У проведеному документі можна правити лише коментар! Зніміть позначку ОК, внесіть зміну і проведіть документ знову» (окремі службові поля — як-от «Закрито» в рахунку клієнту — правило пускає). У «Рахунках-фактурах постачальника» поля коментаря у вікні немає — там і правити нема чого.
«Документ розтвердив, а статус замовлення лишився попереднім». Статуси рахуються з документів і зазвичай перераховуються самі. Якщо значки в списку відстали — є служба «Перерахунок статусів рахунків клієнтам», у ній вказують номер конкретного замовлення.
«Працівник просить видати йому право знімати ОК назавжди». Звичайна практика — не видавати: розтвердження віддають одній-двом людям, відповідальним за облік. Решті вистачає виправних документів.