Договори
Реєстр-картотека: тут зберігають самі угоди з контрагентами — номер, строк дії, відповідального, суму і статус. Жодної автоматики за ним немає: договір нічого не виставляє, не рухає склад і не робить проводок. Його робота — щоб угода була зафіксована в системі, знаходилась пошуком і мала зрозумілий статус.
Де шукати: Модулі → Замовлення постачальникам (також у модулях: Рахунки клієнтам) → Регістри → Договори
Якщо ж потрібно, щоб система сама виставляла рахунки за графіком, — це сусідній реєстр Контракти. Розподіл простий: договір — пам'ять про домовленість, контракт — механізм виставлення.
Реєстр видно одразу у двох модулях — Рахунки клієнтам і Замовлення постачальникам: угоди бувають і з покупцями, і з постачальниками, для цього в картці є перемикач типу.
Розбір на прикладі
Угода УГ-2027-01 із ТОВ «Майстер-Груп» — рамкова угода про сервісне обслуговування.
- «Номер» — ваш номер угоди; він же показується у списку.
- «Контакт» — контрагент із довідника; ім'я підставляється саме.
- «Дата» — коли угоду укладено, а «Дата початку» і «Дата кінця» — коридор її дії.
- «Працівник» — відповідальний за угоду.
- «Сума» — загальна вартість угоди. Поле довідкове: система з нього нічого не рахує, але за ним зручно бачити масштаб домовленості.
- Тип — купівля чи продаж: угода з постачальником або з клієнтом. Вибрали в «Контакт» контакт, позначений у картці як «Клієнт», — тип сам стає «Продаж». Назад на «Купівля» система його не повертає, навіть якщо контакт потім змінити: для угоди з постачальником перемкніть тип самі.
- Статус — Новий, Активно, Завершене або Відмінено. Це ручна позначка стану: міняєте її ви, а не система.
- «ОК» — затвердження: поля угоди стають лише для читання. Статус і сам прапорець лишаються відкритими — статус міняють і в затвердженому договорі, а ОК можна зняти. Від видалення ОК не захищає: затверджений договір видаляється так само, як незатверджений.
Текст самої угоди кладуть у велике поле внизу картки, а скан підписаного документа зручно прикріпити файлом через скріпку. Видалення договору з прикріпленим файлом система відхиляє — «Неможливо видалити реєстр із вкладеннями!»; щоб прибрати такий договір, спершу приберіть файл.
Типові ситуації
- Угода закінчилась, а в списку досі «Активно». Статус ручний — поставте «Завершене» самі: система за датами статус не перемикає.
- Потрібно, щоб по угоді самі створювались рахунки. Це не сюди: заведіть контракт — з предметом у рядках і періодом виставлення.
- Одна угода і на купівлю, і на продаж. Так не буває: тип один. Заведіть дві картки.
Поруч
- Контракти — коли по домовленості треба регулярно виставляти рахунки
- Контакти — довідник контрагентів
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| Agre_OK | ОК |
| Agre_No | Номер |
| Agre_Comm | Коментар |
| Contact_Code | Контакт (код) |
| Contact_Name | Контакт (назва) |
| Agre_CName | Назва |
| Agre_CMain | Основний контакт |
| Agre_CMainName | Назва (Основний контакт) |
| Agre_Status | Статус |
| Agre_TransDate | Дата |
| Agre_StartDate | Дата початку |
| Agre_EndDate | Дата кінця |
| Agre_Emp_No | Працівник |
| Agre_Ammount | Сума |
| Agre_TermsOfPay | Умови сплати |
| Agre_Type | Тип угоди |
| Agre_Text | Текст |
| Agre_Emp_Email | Ел. пошта відповідального |
| Agre_Emp_FName | Ім'я відповідального |
| Agre_Emp_LName | Прізвище відповідального |
Записи, на які документ посилається полями форми (склад, клієнт, валюта…), дають у шаблон і решту своїх змінних — код і назва вже названі в таблицях вище, інше описано в статті довідника:
- Контакт — Контакти