Планові платежі

Гроші, які прийдуть чи підуть без документа в системі: оренда, зарплата, податки, кредит, абонплата клієнта. Рахунків на них немає, а в платіжному календарі вони мусять бути — інакше календар покаже гроші, яких насправді вже не буде. Плановий платіж — це запис «що, скільки і коли», за потреби з повторенням.

Де шукати: Модулі → Касова книга (також у модулях: Фінанси) → Регістри → Планові платежі

Новий плановий платіж можна створити й просто з платіжного календаря — кнопками «+ Запланувати надходження» і «+ Запланувати виплату» під зведенням.

Поля

Поле	Що означає
Тип	«Виплата» (гроші підуть) чи «Надходження» (гроші прийдуть). Новий запис — «Виплата».
Опис	За що платіж: «Оренда офісу», «Зарплата за жовтень». Саме цей текст видно в календарі.
Сума	Сума одного платежу в базовій валюті компанії, більше нуля.
Перший платіж	Коли платіж перший (або єдиний) раз. Новий запис — завтра.
Повторювати	«Ні» — разовий; «Щотижня», «Щомісяця», «Щокварталу», «Щороку».
Повторювати до	Остання дата повторень. Порожньо — без кінця: календар показує повторення до кінця свого періоду.
Оплачено по	Повторення до цієї дати включно вже сплачені — календар їх не показує. Ставиться значком ✓ у календарі (після вашого підтвердження) або вручну в цьому полі.
Контакт, Назва	Кому платимо чи хто платить — за бажанням. Назва підставляється з контакту.
Спосіб оплати, Стаття надходжень/витрат	За бажанням. Їх бере касовий документ, який створюється з цього платежу — у «Платіжному календарі» («Створити надходження в касу…» / «Створити витрату з каси…») чи з меню самого запису (див. нижче): спосіб оплати — у шапку (з ним валюта, курс і обʼєкти каси), стаття — у рядок. Без способу оплати сума документа лишається порожньою — валюта ще невідома; порожня вона й тоді, коли валюта способу оплати не базова. В обох випадках система попередить і назве суму за планом.
Коментар	Будь-яка примітка.
Більше не повторювати	Платіж більше не діє: календар не показує жодного його повторення.

Як рахуються повторення

• Щомісяця і щокварталу — того самого числа, що й перша дата. Якщо в місяці такого числа немає — останнього дня: платіж 31 січня далі йде 28 лютого, 31 березня, 30 квітня. Число завжди береться від першої дати, тож коротший місяць не «з'їдає» наступні 31-ші.
• Щороку з першою датою 29 лютого — 28 лютого в невисокосний рік.
• Щотижня — той самий день тижня.

Касовий документ із самого платежу

У меню відкритого запису — пункт «Створити витрату / надходження з каси…». Для «Виплати» він відкриває новий документ «Витрати з каси», для «Надходження» — «Надходження в касу», заповнений так само, як зі значка в календарі: дата — сьогодні, спосіб оплати (а з ним валюта й курс), стаття, сума (якщо її можна підставити — див. «Спосіб оплати» вище) й коментар «Плановий платіж № «опис» за дату». Дата в коментарі — перше ще не оплачене повторення (після «Оплачено по»). Документ ще не збережено — перевірте й збережіть самі.

• Запис спершу треба зберегти: у незбереженому система попросить «Збережіть запис!».
• Якщо всі повторення вже оплачені або платіж позначено «Більше не повторювати», документа не буде: система відповість «Усі входження цього планового платежу вже оплачені або його закрито: платити за ним нічого». Так другий документ за той самий платіж не з'явиться випадково.
• «Оплачено по» документ сам не ставить — позначте платіж після оплати, як описано нижче. Поки позначки немає, пункт меню запропонує те саме повторення ще раз.
• Збережений касовий документ повʼязаний із плановим платежем: у документі поле «Плановий платіж» з його номером, а кнопка звʼязків у вікні і документа, і планового платежу показує другий. Дубль касового документа звʼязку не несе. Так само повʼязаний і документ, створений значком у «Платіжному календарі».

Сплатили — позначте «Виконано»

Оплату плановий платіж сам не відмічає: касовий документ, створений із нього, повʼязаний із ним, але «Оплачено по» не міняє, а платіж чи касовий ордер, заведений окремо, про плановий не знає взагалі. Тому після оплати його треба позначити — значком ✓ «Виконано: оплачено» в рядку платіжного календаря. Значок ставить «Оплачено по» на дату цього повторення, і календар більше його не рахує. Перед цим система перепитає: «Оплачено по» — включно, тож зникнуть і раніші повторення, які ще не позначили. Наступні повторення лишаються.

Якщо не позначити, повторення з минулою датою переїде в блок «Прострочене — не входить у прогноз» календаря (за останні 90 днів) — як нагадування, що гроші, можливо, ще не сплачені.

Типові ситуації

Оренда подорожчала з наступного місяця. Поставте поточному запису «Повторювати до» — останню дату за старою ціною, і заведіть новий з новою сумою та першою датою за новою ціною. Так історія лишиться правдивою.

Разовий платіж перенесли. Змініть дату в записі — календар покаже його на новий день.

Платіж більше не буде. Позначте «Більше не повторювати» або вкажіть «Повторювати до». Видаляти запис не обов'язково.

Плановий платіж із касовим документом не видаляється. Якщо з платежу створено «Витрати з каси» чи «Надходження в касу», система не дасть його видалити — «Запис реєстру «Планові платежі» використовується в: Витрати з каси!» (чи «Надходження в касу») — і порадить позначити «Більше не повторювати»: тоді календар платіж більше не покаже. Номер і тип такого платежу теж не змінюються: інакше документ опинився б повʼязаним із чужим плановим.

Контакт не видаляється. Якщо контакт стоїть у плановому платежі, система не дасть його видалити і назве, де він використовується. Спершу приберіть контакт із планового платежу (або видаліть сам платіж), тоді контакт видалиться.