Перейти до змісту

Договори оренди

Договір — центр модуля оренди. Замовлення лише фіксує заявку, акти лише пересувають техніку, а договір тримає всю домовленість: які об'єкти, на який строк, за якою ціною, як часто виставляти рахунки і що з обслуговуванням.

Де шукати: Модулі → Оренда → Регістри → Договори оренди

Він же відповідає на головне питання прокату: чим ця техніка зайнята і до якого числа.

Розбір на прикладі

Журнал договорів оренди

У журналі — номер, дата, тип, статус, клієнт, період оренди і менеджер. Тут один договір — №3 у статусі ACTIVE, його й розберемо.

Договір оренди

Договір №3 від 16.08.2026, зроблений із замовлення №1 (поле «Із замовлення»).

  • Тип OUTGOING — здаємо ми. Можна поставити й INCOMING, але це лише позначка: окремої логіки для оренди в нас система не має, договір працює так само;
  • Статус ACTIVE — договір діє;
  • період з 17.08 по 31.08, і система сама порахувала його довжину: Місяці 0, Днів 15;
  • Дата видачі 17.08 і галочка Видано з'явилися після проведення акта видачі, «Дата повернення» ще порожня.

У рядках — ті самі об'єкти, що були в замовленні, але вже зі статусом рядка: обидва RENTED.

Об'єкт Серійний № Статус Старт Кінець Ціна/день Ціна за період
ГЕН-5000 GEN-001 RENTED 17/08/2026 31/08/2026 750.00 11 250.00
ВИШКА-6 TOW-001 RENTED 17/08/2026 31/08/2026 400.00 6 000.00

Разом 17 250 ₴.

Три закладки

Об'єкти оренди — що здано, на який строк і почім. У кожного рядка власні дати й власний статус, тож частину техніки можна повернути раніше. Чи входить ПДВ у ціну, вирішує прейскурант договору, а без нього — «Налаштування рахунку-фактури», як і в рахунку-фактурі: при цінах з ПДВ його виділено з ціни, без — нараховано зверху.

План оплат — графік виставлення рахунків. Система ділить період договору на відрізки по Дні до рахунку днів і ставить дату рахунку на початок кожного відрізка. Поки це поле порожнє, план не рахується — система так і скаже. Суми рядка плану — це рахунок, який буде виставлено за відрізок: кожен об'єкт — за свої дні оренди в ньому, ПДВ і округлення — за правилом компанії, Підітог — без ПДВ. Після виставлення рядок показує номер і суми створеного рахунку.

Обслуговування — план ТО на час оренди: коли техніку треба оглянути, замінити мастило, перевірити.

Що система робить при активації

Коли договір проводять (ставлять ОК — окремим збереженням чи одразу при створенні), він стає ACTIVE і:

  • об'єкти в рядках переходять у RESERVED — вони заброньовані, але ще у вас;
  • у календарі ресурсів з'являються бронювання на кожен об'єкт із датами рядка. Бронь видно на тій самій дошці, що й завантаження майстрів, тому наступний менеджер не пообіцяє цю ж вишку іншому клієнту;
  • після акта видачі і бронь, і статус рядка стають RENTED, а після акта повернення — RETURNED.

Договір можна призупинити (наприклад, клієнт зупинив роботи) — для цього є поля «Призупинено … До» і окрема дія. Призупинити можна як увесь договір, так і окремий рядок.

Типові ситуації

Клієнт продовжує оренду. У проведеному договорі дати й рядки у вікні закриті. Щоб змінити дату кінця, зніміть ОК, змініть дату й поставте ОК знову — бронювання створяться за новими датами. Але коли за договором уже є акт видачі, акт повернення, рахунок чи сервісний документ, ОК не знімається: «Не можна зняти позначку OK: існують пов’язані документи». Попри такі документи ОК може зняти лише роль із дією «Можливість знімати 'ОК' з договорів оренди». Але поки виданий об'єкт не повернуто, ОК не знімається ні в кого, навіть із цим правом: «Видані за цим договором обʼєкти не повернуті: спершу оформіть акт повернення» — спершу проведіть акт повернення.

Частину техніки повернули раніше. Це рівень рядка: у рядку своя дата кінця і свій статус, договір лишається ACTIVE, поки хоч один виданий обʼєкт не повернуто. Коли акт повернення повертає останній виданий обʼєкт, договір закривається, а броні рядків, які так і не видали, знімаються.

Потрібен рахунок за оренду. Рахунок виставляється з договору окремою дією, а періодичність береться з плану оплат.

Договір закінчився. Статус CLOSED після повернення всієї виданої техніки. CANCELLED — це інше: скасований договір, за яким нічого не видавали.

Куди дивитися далі

Змінні друку

Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.

Поля заголовка:

Змінна Що підставляється
RA_No №
RA_Date Дата
RA_Type Тип
RA_Cust_Code Клієнт
RA_Cust_Name Назва
RA_Status Статус
RA_Start_Date Дата початку
RA_End_Date Дата кінця
RA_Manager Менеджер
RA_Currency Валюта
RA_Price_List Прейскурант
RA_Location Склад
RA_Period_Length Місяці
RA_Period_Days Днів
RA_Issue_Date Дата видачі
RA_Issued Видано
RA_Return_Date Дата повернення
RA_Returned Повернуто
RA_Comment Коментар
RA_Pay_Terms Умови оплати
RA_Order_No Із замовлення
RA_Rate Курс
RA_VAT ПДВ
RA_Subtotal Підітог
RA_Total Усього
RA_Cust_Address Адреса
RA_Cust_VAT ІПН
RA_Cust_Contact Контакт
RA_Phone Телефон
RA_Email Email
RA_Our_Ref Наш номер
RA_Department Відділ
RA_Period_Type Період
RA_VAT_Code Код ПДВ
RA_Incl_VAT Вкл. ПДВ: Yes / No — ціни з ПДВ за прейскурантом договору, без нього — за «Налаштуванням рахунку-фактури» (те саме правило, що й у рахунку-фактурі)

Поля рядків:

Змінна Що підставляється
RA_Obj_No Номер позиції рядка
RA_Obj_Code Об'єкт оренди
RA_Obj_Name Назва
RA_Obj_Serial Серійний №
RA_Obj_Item Товар
RA_Obj_Status Статус
RA_Obj_Start Старт
RA_Obj_End Кінець
RA_Obj_Price_Day Ціна/день
RA_Obj_Price_Period Ціна за період
RA_Obj_VAT_Code Код ПДВ
RA_Obj_VAT ПДВ
RA_Obj_Account Рахунок
RA_Obj_Comment Коментар
RA_Obj_Objects Об'єкти

Поля рядків додаткової таблиці payplan (у шаблоні {#payplan}…{/payplan}):

Змінна Що підставляється
RA_PP_Date Дата рахунку
RA_PP_From Період з
RA_PP_To Період до
RA_PP_Subtotal Підітог
RA_PP_VAT ПДВ
RA_PP_Total Усього
RA_PP_Status Статус
RA_PP_Inv_No Р/ф. №

Поля рядків додаткової таблиці maintenance (у шаблоні {#maintenance}…{/maintenance}):

Змінна Що підставляється
RA_MT_Status Статус
RA_MT_Type Тип обслуговування
RA_MT_Desc Опис
RA_MT_Interval_Days Днів
RA_MT_Interval_Meter Лічильник
RA_MT_Plan_Date Планова дата
RA_MT_Last_Date Дата останнього ТО
RA_MT_Paid_By Платник
RA_MT_Notes Нотатки

Записи, на які документ посилається полями форми (склад, клієнт, валюта…), дають у шаблон і решту своїх змінних — код і назва вже названі в таблицях вище, інше описано в статті довідника: