Історичний аналіз дебіторської заборгованості

Головна відповідь на питання «хто нам винен і наскільки давно». Звіт бере всі відкриті рахунки клієнтів на вибрану дату, рахує по кожному фактичну прострочку в днях і розкладає суми по інтервалах: свіжий борг окремо, місячний окремо, піврічний окремо. Дивитись на нього варто перед дзвінками боржникам і перед тим, як відвантажувати черговому клієнту в борг.

Де шукати: Модулі → Розрахунки з клієнтами → Звіти → Історичний аналіз дебіторської заборгованості

Сусідній звіт неоплачених рахунків відповідає на простіше питання — «які рахунки не закриті»; тут же головне не перелік, а розподіл боргу за віком.

Розбір на прикладі

Головний параметр — «На дату»: усе рахується так, ніби сьогодні цей день. Заповнювати його не треба, вікно підставляє сьогоднішню дату саме; змінюють його, коли дивляться борги на минуле число. Запускаємо на 01/12/2027:

Кожен клієнт — окремий блок із загальною сумою боргу в шапці; усередині перелічені його відкриті рахунки. Колонки праворуч — інтервали прострочки; залишок рахунку потрапляє рівно в одну з них, а внизу блоку — підсумок по кожному інтервалу. Рахунок, вік якого не покриває жоден інтервал, у звіті все одно є: у колонках інтервалів нулі, сума — у «Усього».

Ключова колонка — «Факт, дн.»: скільки днів минуло від дати оплати рахунку (не від дати виписки) до дати звіту. Тому:

• рахунок №157 з датою оплати 15/12/2027 має −14 днів — строк ще не настав, сума лежить у колонці «0»;
• рахунок №155 (оплата до 05/11/2027) прострочений на 26 днів → колонка «1-30»;
• рахунок №154 (оплата до 20/09/2027) — 72 дні → «31-90»;
• давні борги 2026 року — у колонці «91-10000».

Внизу звіту — «Усього заборгованості» по всій фірмі.

Звідки беруться цифри

Що вважається боргом. Беруться затверджені (ОК) рахунки клієнтам, за винятком готівкових (їх борг не утворює), і всі затверджені платежі на дату звіту. Різниця — залишок боргу. Кредит-нота зменшує борг клієнта.

Дата, від якої рахується прострочка — «Дата оплати» рахунку. Її ставить не менеджер, а умови сплати: дата рахунку + N днів відстрочки. Умови з 0 днів дають дату оплати, рівну даті рахунку, — борг стає простроченим наступного дня. Без умов оплати й дати оплати рахунок не затвердити, тож у кожного рахунку звіту дата оплати є.

Передоплати клієнта. Передоплата, зарахована в рахунок, уже зменшила його залишок. Незараховану передоплату звіт показує в клієнта окремим розділом — номер, дата, залишок на дату звіту. Що далі, залежить від рахунку, на який її проведено («Рахунок авансу» в картці клієнта, а якщо там порожньо — у налаштуванні «Використання фінансових рахунків»):

• на рахунок дебіторів — розділ «Незараховані передоплати (зменшують борг)», суми з мінусом, і вони зменшують борг клієнта та загальний підсумок: звіт сходиться з рахунком дебіторів. Колонки термінів показують лише рахунки — передоплату за термінами не розкладено, тож у рядку «Усього заборгованості» сума колонок більша за «Усього» саме на неї;
• на окремий рахунок авансів — розділ «Незараховані передоплати — на рахунку авансів, борг не зменшують»: суми для довідки, підсумки їх не віднімають, бо дебітори й аванси в обліку окремо.

Інтервали задаються не тут. Порожнє поле «Терміни заборгованостей» означає «взяти інтервали з налаштування». Якщо і там порожньо, звіт не запуститься: «Заповніть налаштування звіту про дебіторську заборгованість» — впишіть інтервали в поле або в налаштування.

Параметри

Параметр	Що робить
На дату	День, на який рахується борг і прострочка
Терміни заборгованостей	Свої інтервали замість налаштування, через кому: 0,1-30,31-90
Клієнт	Один клієнт
Категорія клієнта	Група клієнтів (наприклад, тільки оптовики)
В валюті	Увімкнено (типово) — суми у валюті рахунку; знято — перераховані в базову валюту за курсом документа

Часті ситуації

Клієнта немає у звіті, хоча він винен. Перевірте затвердження документів: незатверджений рахунок для звіту не існує. Друга причина — рахунок готівковий (такі до боргу не входять). Сума в колонці «0» при простроченому рахунку. Колонка «0» — це «строк ще не настав». Подивіться «Факт, дн.»: від'ємне число означає, що до дати оплати ще є час.

Борг не збігається з сумою рахунку. Отже, є часткова оплата або зарахована передоплата — звіт показує саме залишок.

Потрібен звіт у гривні, а суми у валюті. Зніміть галочку «В валюті» — суми перерахуються в базову валюту за курсом кожного документа.