Надходження

Товар приїхав. Надходження — єдиний документ закупівлі, який ставить його на склад і призначає йому собівартість.

Де шукати: Модулі → Склад → Регістри → Надходження

Замовлення постачальнику домовляється, рахунок постачальника створює борг, а склад змінюється тут — і більше ніде. Тому саме цей документ визначає:

• скільки товару у вас є — залишок зростає рівно на те, що вписано в рядки;
• у скільки він вам обійшовся — собівартість партії, з якою товар потім поїде клієнту й потрапить у прибуток;
• коли він з'явився — датою операції, а не датою рахунка чи замовлення.

Собівартість тут не дорівнює ціні автоматично. Ціна — те, що просить постачальник; собівартість — ціна плюс усе, що ви доклали, щоб товар опинився на складі: доставка, мито, послуги брокера.

Документ живе в модулі Склад. Зазвичай створюється з картки замовлення постачальнику командою «Створити надходження» або з проведеного розмитнення; на надлишок інвентаризації його виписує «Порівняння інвентаризації». Завести надходження вручну, без замовлення, теж можна — тоді склад рядків вільний (див. крок 3 нижче).

Шлях документа

Для вітчизняного постачальника дорога пряма: замовлення → надходження. Для імпорту між ними стає розмитнення, і надходження тоді створюють із нього: кнопка «Створити надходження» спрацьовує лише в проведеному розмитненні (у чернетці — «Будь ласка, затвердіть документ!»). Чи імпорт, система вирішує за карткою постачальника: «Не резидент» на вкладці «Умови» — і «Створити надходження» із замовлення відмовить («Постачальник — нерезидент! Будь ласка, створіть митне оформлення перед надходженням!»). Для постачальника-резидента дорога із замовлення відкрита, навіть коли за цим замовленням є розмитнення, а надходження, заведене вручну, не перевіряється взагалі, — імпортну партію приймайте саме з розмитнення, інакше товар стане за собівартістю без мита.

Що воно робить при затвердженні

• збільшує залишок на складі з шапки;
• створює партію з собівартістю з рядків — саме її потім заберуть відвантаження за методом FIFO;
• робить проведення: товар у дебет складського рахунку, кредит — рахунок розрахунків;
• проставляє в замовленні отриману кількість, і замовлення бачить, що виконано.

Розбір на прикладі

У журналі один рядок — один прихід на склад: дата операції, склад, постачальник, сума й галочка ОК. Сума тут — вартість товарів, що надійшли; звірити її з рахунком постачальника — перше, що роблять, коли розбираються з розбіжностями.

Із замовлення №50 приїхала перша частина — п'ять дрилів.

Шапка коротка, і кожне поле в ній щось вирішує:

• «Склад» СКЛ — куди стане товар. Помилка тут означає партію не на тому складі, і побачите ви це вже тоді, коли відвантаження не знайде товару;
• «Замовлення постачальника №» 50 — звідки прийшли рядки. Ця прив'язка і дозволяє замовленню рахувати, що з нього виконано;
• «Дата операції» 12/08/2026 — дата, якою товар з'являється в обліку. Це день фактичного приїзду, а не день оформлення паперів;
• «Розмитнення №» — порожнє, бо постачальник вітчизняний. Для імпорту тут стоятиме номер розмитнення.

Ціна, фрахт і собівартість

Три числа в рядку, і плутають зазвичай перші два:

• «Ціна» 1 071,25 — скільки просить постачальник за одиницю;
• «Фрахт» 0,00 — доставка на одиницю товару: вона додається до собівартості одиниці, тож на весь рядок припадає фрахт × кількість;
• «Собівартість» 1 071,25 — на скільки товар стане на склад.

Тут ціна й собівартість збіглися саме тому, що доставку окремо не оплачували. Щойно у фрахті чи додаткових витратах з'явиться сума, собівартість піде вгору, а ціна лишиться як була — і різниця між колонками стане видимою.

«Сума» 5 356,25 — це 5 × 1 071,25, вартість рядка без податку. Податку в надходженні немає взагалі: ПДВ — справа рахунка постачальника, а склад оперує чистою вартістю. Виняток — надходження з розмитнення у компанії, що не платить ПДВ: митний ПДВ їй не відшкодовується, тож він входить у вартість надходження й партії.

Унизу картки — «Заг. кіль-сть» 5,00 і «Усього» 5 356,25: скільки одиниць приїхало і на яку суму.

Куди це ляже в обліку

Закладка B показує рахунки, якими товар зайде в облік: «Рах. варт.» 281 — куди приходується вартість товару, «Кредит. рахунок» 685 — кореспондуючий. Обидва підставляються з налаштувань і з картки товару; змінювати їх у рядку доводиться рідко, але подивитись перед затвердженням варто — саме ці два числа визначать проведення.

Тут же «Серійний №»: якщо товар обліковується поштучно, номери вносяться в цій закладці, і далі партія живе вже за ними.

Окрема вкладка «Додаткові дані» тримає одне поле — «Дата інвент.», лише для читання. Заповнює його «Порівняння інвентаризації», коли сама виписує надходження на надлишок: за цією датою потім видно, з якої інвентаризації взявся прихід. У документа, набраного руками, поле порожнє.

Що змінилося після затвердження

П'ять дрилів з'явилися на залишку складу СКЛ за собівартістю 1 071,25. У замовленні №50 в рядку дрилів стали п'ятірки, замовлення лишилося відкритим — шуруповерти ще не приїхали. А коли ці дрилі поїдуть клієнту, у відвантаженні в колонці собівартості з'явиться та сама 1 071,25.

Які проводки робить документ

Надходження ставить товар на баланс, але боргу перед постачальником не створює — його створить вхідний рахунок. Звідси й вигляд проводки: дебетується рахунок запасів, кредитується рахунок закупівлі.

Дт	Кт	Сума
281	685	5 356,25

Ліворуч товар став на баланс, праворуч з'явилося зобов'язання — але поки не перед конкретним постачальником, а «взагалі». Це і є невідфактурована поставка: товар привезли, рахунка на нього ще не виставили. Рахунок 685 у цей момент показує, на яку суму ви отримали товару без документів, і вхідний рахунок цей залишок зніме, переклавши борг на постачальника.

Чому товар ставлять на баланс одразу, не чекаючи рахунка: запаси зараховують за фактом отримання, коли вони перейшли під ваш контроль, — інакше на складі лежало б те, чого в обліку немає.

Якщо в рядках заповнено фрахт або додаткові витрати, вони виділяються із суми окремими рядками кредиту — кожен вид витрат на свій рахунок із налаштувань. Загальний підсумок за кредитом від цього не змінюється: та сама сума просто ділиться між рахунком розрахунків і рахунками витрат.

Звідки беруться рахунки

Обидва рахунки видно в рядку, на закладці B: «Рах. вартості» і «Кредит. рах.». Вони підставляються при створенні документа — з картки товару, його групи і загальних налаштувань — але відтоді живуть у рядку, і проводка збудується саме за ними.

Практичний висновок: якщо рахунки в рядку хтось виправив, документ проведеться за правками, а не за правилами фірми. Тому закладку B варто переглянути до проведення — потім складські документи не розпроводяться без окремого права.

Виняток — зміна джерела рахунку в чернетці. Змінили склад у шапці — «Рах. вартості» в кожному рядку з товаром знаходиться заново від нового складу, навіть вписаний руками; змінили товар у рядку — рахунок береться від нового товару. Той самий склад чи товар, вибраний повторно, рахунку не міняє.

Якщо рядок прийшов без рахунків, вони все одно знайдуться при проведенні: рахунок запасів — за ланцюжком картка товару → група товарів → картка складу → налаштування «Використання фінансових рахунків» → закладка «Склад» → «Рах. вартості ТМЦ»; рахунок закупівлі — з того самого налаштування, закладка «Вартість закупівлі», поле «Контр. рахунок закупівель».

Порядок роботи

1. Створити з замовлення

Картка замовлення → «Створити надходження». Рядки переносяться самі, з кількістю, яка ще не приїхала.

2. Привести до факту

Виправте кількість у рядках на те, що реально привезли. Позиції, яких немає в цій партії, видаліть із документа (рядок із нульовою кількістю надходження не збереже) — у замовленні вони лишаться й приїдуть наступного разу.

3. Комплект приймають однією позицією

Якщо постачальник привіз готовий комплект, поставте рядком код комплекту й кількість — після введення кількості система замінить цей рядок складовими з їхніми закупівельними цінами. Рядка комплекту в документі не лишиться: на склад лягають самі товари. Так працює надходження без замовлення: у надходженні, створеному із замовлення постачальнику, склад рядків міняти не можна — новий рядок, комплект чи товар, не збережеться («Заборонено змінювати товари в надходженні»).

У кожного складника перед кодом стоїть позначка «↳» — так видно, що рядок поставила система, а не людина. З якого саме комплекту він постав, показує колонка «Набір», але вона є лише в компаніях, де в налаштуваннях товарів увімкнено прапорець «Показувати колонку «Набір» у надходженнях і переміщеннях складу»; сам код комплекту зберігається в рядку завжди. Якщо змінити код товару в такому рядку, зв'язок із комплектом зникає — рядок стає звичайним.

4. Внести доставку

Якщо перевезення оплачується окремо — внесіть фрахт і додаткові витрати. Зробити це треба до затвердження: після нього собівартість партії вже зафіксована.

5. Затвердити

ОК і зберегти. Товар на складі, партія створена, проведення зроблені — якщо в налаштуванні «Записи із підсистем» на закладці «Логістика» стоїть позначка «Надходження»; без неї склад і партія ті самі, а проведення немає. Після цього в документі правиться лише коментар.

6. Далі

• «Створити Рах/ф постачальника» — коли прийшов рахунок на цю поставку. Лише із затвердженого надходження: з чернетки рахунок не створиться — «Надходження не затверджено!», бо кількості й ціни чернетки ще можуть змінитись;
• «Створити повернення постачальнику» — якщо товар бракований;
• «Друк етикеток» і «Згенерувати серійні номери» — маркування партії;
• «Відкрити запис операції» — готове проведення в головній книзі.

Як переконатися, що документ правильний

1. Кількість у рядках дорівнює тому, що фактично привезли, а не тому, що замовляли.
2. Склад у шапці — той, куди товар реально поклали.
3. У кожному рядку ненульова «Сума» — за нею партія стає на склад. Порожню суму система порахує з кількості, ціни, курсу й витрат; за нульовою вартістю партія стане, лише якщо немає ні суми, ні ціни, — і тоді продаж покаже фантастичний прибуток.
4. Якщо доставку оплачували окремо, фрахт унесений до затвердження.
5. Після затвердження «Відкрити запис операції» показує проведення на суму документа.

Змінні друку

Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.

Поля заголовка:

Змінна	Що підставляється
Ok	ОК
No	Номер
Ord_No	Замовлення постачальника №
Trans_Date	Дата операції
Loc_Code	Склад (код)
Loc_Name	Склад (назва)
Vendor	Постачальник
Vendor_Name	Назва
Objects	Об'єкт
Sum_Qty	Заг. кіль-сть
Total	Усього
Trans_Rate	Курс

Поля рядків:

Змінна	Що підставляється
MNo	Номер позиції рядка
Item_Code	Товар
Qty	Кількість
Units	О.В.
Description	Опис
Price	Ціна
Cost	Собівартість
Sum	Сума
MCost_Acc	Рах. варт.
Cred_Acc	Кредит. рахунок
MObjects	Об'єкт
Serial_No	Серійний №
Unit_Name	Назва одиниці виміру
BAR128_Items_Code	Службовий штрих-код картки товару у форматі CODE128: зашифровані тип і номер запису. Ні коду товару, ні поля «Штрих-код» у ньому немає, і в рядку документа чи на касі товар за ним не знайдеться

Записи, на які документ посилається полями форми (склад, клієнт, валюта…), дають у шаблон і решту своїх змінних — код і назва вже названі в таблицях вище, інше описано в статті довідника:

• Склад — Склади (Loc_*)
• Курси валют (System_rate)
• Реквізити фірми — назва, адреси, банківські рахунки, керівники, користувач, який друкує: Інформація про компанію

Часті ситуації

Привезли менше, ніж замовляли. Звичайний хід: поставте фактичну кількість. Замовлення лишиться відкритим на різницю.

Привезли більше, ніж замовляли. Затвердити такий документ система не дасть: на ОК вискочить «Не можна прийняти більше товару, ніж замовлено». Спершу збільште кількість у замовленні, потім затверджуйте надходження — так у замовленні й залишиться слід, що домовленість змінилася.

Та сама партія у двох рядках. Коли товар обліковується партіями, один номер партії в надходженні — один рядок. Два рядки з однаковим номером система затвердити не дасть: на ОК — «Цей серійний номер уже використовується для партії», у дужках — товар, номер і кількість. Складіть кількість в один рядок. Так само система відповість, якщо партія з цим номером уже є на залишку: новий прихід — це нова партія, дайте їй свій номер. У поштучному обліку номер означає одну одиницю: рядок на кілька штук або номер, який уже є на залишку, — «Для цього продукту серійний номер має бути унікальним для кожної одиниці».

Рахунок від постачальника прийшов пізніше за товар. Так і буває, і це не проблема: товар стає на склад надходженням, а борг з'явиться тоді, коли ви заведете рахунок постачальника.

Помилилися в собівартості, а документ затверджений. Правити не вийде — за ним уже стоять партія і проведення. Виправляють це переоцінкою запасів, і робити її варто разом із бухгалтером.

Товар імпортний. Спершу проводиться розмитнення, і лише потім надходження: мито, акциз і витрати на розмитнення мають лягти в собівартість, інакше вона буде заниженою на всю суму платежів. Митний ПДВ входить у собівартість, лише якщо компанія не платник ПДВ; у платника ПДВ розмитнення його в собівартість не включає.

Довідник полів

Шапка

Поле	Опис
Номер	Номер надходження, присвоюється автоматично
Дата операції	Дата, якою товар з'являється в обліку
Склад	Куди стає товар
Розмитнення №	Номер розмитнення для імпортної партії
Коментар	Довільний текст
Замовлення постачальника №	Замовлення, з якого створене надходження
Постачальник, Назва	Контрагент і його назва з картки
Об'єкт	Об'єкти аналітики документа
ОК	Затвердження: ставить товар на склад і робить проведення

Рядки товарів

Поле	Закладка	Опис
Товар, Опис	усі	Код позиції та назва
Кількість, О.В.	усі	Скільки приїхало і в яких одиницях
Набір	A	Код комплекту, з якого система поставила рядок; порожньо у звичайного товару. Колонку видно лише з увімкненим прапорцем у налаштуваннях товарів
Фрахт	A	Доставка на одиницю товару (на рядок — фрахт × кількість)
Ціна	A	Ціна постачальника за одиницю
Собівартість	A	Вартість, за якою товар стає на склад
Сума	A	Вартість рядка
Рах. варт.	B	Рахунок, на який приходується вартість товару
Кредит. рахунок	B	Кореспондуючий рахунок проведення
Об'єкт	B	Аналітика рядка
Серійний №	B	Серійні номери, якщо товар обліковується поштучно
Дод. витрати 1-5	B	Інші витрати, які лягають у собівартість партії

Підсумки документа

Поле	Опис
Заг. кіль-сть	Скільки одиниць надійшло всього
Фрахт	Доставка по документу
Усього	Вартість надходження
Валюта, Курс	Валюта документа і курс до основної