Дублікат документа: що копіюється, а що ні
Клієнт замовляє те саме, що й минулого разу. Набирати двадцять рядків заново ні до чого — у журналі є кнопка «Дублікат»: вона відкриває новий документ, уже заповнений за зразком виділеного.
Копія — це чернетка. Вона ще ніде не облікована, у неї немає номера і не стоїть позначка «ОК». Збережіть її — і дістанете звичайний новий документ, який поводиться як будь-який інший.
Як зробити копію
- Відкрийте журнал документів і виділіть рядок зі зразком.
- Натисніть «Дублікат» у правому верхньому куті журналу.
- Відкриється картка нового документа, заповнена за зразком. Виправте що треба.
- Натисніть «Зберегти» — документ дістане свій номер.
- Поставте «ОК», коли він готовий.
Якщо в журналі нічого не виділено, кнопка бере перший рядок. На порожньому журналі вона не робить нічого.
Що переноситься в копію
Переноситься весь зміст документа, разом із таблицею: товари, кількості, ціни, знижки, ставки ПДВ по рядках. Саме заради таблиці копію зазвичай і роблять.
Переносяться й поля шапки: клієнт, склад, валюта, прейскурант, умови оплати, ставка ПДВ, об'єкти аналітики. Це зроблено навмисно — копія має повторювати оригінал, а не підставляти те, що система запропонувала б новому документу. До вересня 2026 року тут були помилки: копія рахунку могла змінити валюту на валюту картки клієнта при незмінних сумах, втратити код ПДВ або увімкнути рух складу там, де його свідомо вимкнули. Усе це виправлено.
Що в копію не переноситься
Частина полів впізнає документ, а не описує його. Такі поля копія не успадковує — інакше в системі опинилися б два документи з одним номером.
| Не переноситься | Чому |
|---|---|
| Номер документа | номер видається при збереженні, як будь-якому новому документу |
| Позначка «ОК» | копія народжується чернеткою: вона ще нічого не зробила в обліку |
| Коментарі до документа | обговорення стосувалось оригінала; у копії своє листування з нуля |
| Посилання на пов'язані документи | замовлення, відвантаження, партія собівартості, номер податкової накладної — усе це сліди життя оригінала |
| Дати і статуси роботи | дата документа в більшості документів ставиться сьогоднішня (винятки — нижче), статуси виконання скидаються |
Посилання чистяться й усередині рядків таблиці. Наприклад, у рахунку кожен рядок має прив'язку до рядка замовлення, до відвантаження і до партії списання — у копії ці прив'язки порожні, і при проведенні система порахує їх заново.
Вкладені файли до копії не переходять: вони прив'язані до конкретного запису, а копія — інший запис.
Хто стає автором копії
Менеджер клієнта, а якщо його немає — той, хто копіює. У рахунку клієнту й рахунку-фактурі поле «Продавець» у копії заповнюється менеджером із картки клієнта (поле «Менеджер»). Якщо в картці менеджера немає — вашим логіном, навіть якщо в оригіналі стояла інша людина. У контрактах («Продавець»), прайс-листах комерційної пропозиції («Менеджер») і таблицях часу («Підпис») копія завжди отримує ваш логін.
Так вирішено 10 вересня 2026 року; з 7 жовтня в рахунках клієнтам і рахунках-фактурах першим іде менеджер із картки клієнта — так само, як у новому документі.
!!! warning "Це видно в грошах" На це поле спирається «Звіт за бонусами», за ним же фільтруються «Звіт за продажами» і «Звіт з продажів детальний». Скопіювали рахунок клієнту, у картці якого менеджера немає, — рахунок зараховано вам. Якщо робота справді чужа, виправте «Продавця» руками до збереження.
Окремий випадок — таблиця часу. Там окрім «Підпису» є поле «Користувач»: воно каже не про те, хто документ виписав, а про те, чия це таблиця. Воно лишається від оригінала — інакше копія чужої таблиці мовчки стала б вашою.
Де кнопки «Дублікат» немає
Кнопка вимкнена в 37 журналах із 215, і це не забудькуватість. Дублювати нема чого там, де записи не створюються руками:
- журнали-стани — залишки, історія руху товару, відкриті передоплати, стан основних засобів: система веде їх сама;
- історії та протоколи — журнал виправлень, зміни трудових договорів: копія запису в історії означала б подію, якої не було;
- документи із зовнішнім номером — накладні Нової Пошти і подібне: номер видає не наша система;
- документи, що створюються з документа-джерела — відвантаження, повернення від клієнта, таблиці робіт, операції виробництва, розмитнення, ТТН: їх створюють із замовлення чи іншого документа, і копія лишилася б без цього зв'язку.
Якщо кнопки немає там, де вона, на вашу думку, потрібна — це питання до налаштування, а не до прав. Журнали з переліку вище ховають її для всіх. Крім того, її можна вимкнути окремому користувачу: позначка «Вимкнено 'Дублікат'» у Налаштуваннях вікна списку для цього журналу й цього користувача.
Типові ситуації
«Скопіював рахунок, а номер лишився попередній». Номер чиститься при відкритті копії й видається при збереженні. Якщо в картці видно старий номер — ви дивитесь на оригінал, а не на копію: перевірте заголовок вікна.
«У копії не той продавець». У рахунку клієнту й рахунку-фактурі це менеджер із картки клієнта, а коли його там немає — той, хто копіює. Виправте поле до збереження або закріпіть менеджера в картці клієнта.
«У відвантаженнях немає кнопки «Дублікат»». Так і задумано: рядки відвантаження прив'язані до рядків замовлення, а оригінал їх уже відвантажив. Наступне відвантаження за замовленням створюйте з самого замовлення (меню замовлення «Створити відвантаження»): рядки прив'яжуться до замовлення.
«Скопіював документ минулого року, а дата стала сьогоднішня». Дата документа — не зміст, а місце в обліку, тому в копії рахунку, замовлення, надходження, платежу вона сьогоднішня. Кілька документів зберігають дату оригіналу: Початкові сальдо, Комерційні пропозиції, внутрішні замовлення, контракти й планові платежі (дата початку), таблиці часу (дата створення) — у їхній копії перевірте дату до збереження. Поставте потрібну руками, якщо період відкритий; про закритий період див. Як повернути документ у редагування.
«Потрібна копія, але з порожньою таблицею». Такого режиму немає. Зробіть дублікат і видаліть рядки — документ ще чернетка, таблиця розблокована.
«Хочу скопіювати картку товару». Дублікат працює і в довідниках: чиститься код запису, решта переноситься. У картки товару копія чистить ще «Назву» (без неї картку не зберегти), собівартість, ціну й валюту останньої покупки, «Код Prom», «Альт.код», «Тех. карту» і рядки набору — їх заповніть заново. Пам'ятайте, що код — ключ, за яким на картку посилаються документи, і в картки, яка вже працювала, його міняти не можна, див. Чому запис не видаляється.