Очікувані дати оплати

Коли реально чекаємо гроші за рахунком — якщо не в строк. Клієнт попередив, що заплатить на два тижні пізніше; постачальнику домовились заплатити після поставки. Строк оплати в рахунку — договірний, його не чіпають: від нього рахуються прострочка і звіти про борги. Тому очікувана дата записується окремо, а платіжний календар ставить рахунок на неї замість строку.

Де шукати: Модулі → Касова книга (також у модулях: Фінанси) → Регістри → Очікувані дати оплати

Тут — список усіх таких записів. Новий запис з цього списку не створюється: його відкривають від рахунку.

Як указати очікувану дату

Кілька шляхів, результат однаковий:

• у платіжному календарі — значок календаря в рядку рахунку;
• у самому документі Рахунки-фактури чи Рахунки-фактури постачальника — меню вікна → «Очікувана дата оплати…», у рахунку постачальника — «Плануємо оплатити…» (лише для проведеного рахунку);
• у вікні рахунку в Відкритих рахунках-фактурах або Відкритих рахунках-фактурах постачальника — те саме меню.

Відкривається вікно «Очікувана дата оплати» (для рахунку постачальника — «Плануємо оплатити»). Документ, номер рахунку й контакт уже стоять і не редагуються; під ними — строк оплати за рахунком і скільки за ним лишилось заплатити, щоб не відкривати рахунок окремо. Сума до оплати тут — у базовій валюті й без коду валюти: для валютного рахунку це не сума у валюті рахунку, а її перерахунок.

Заповніть одне з двох:

• «Очікувана дата оплати» (у постачальника — «Плануємо оплатити») — коли чекаєте гроші чи плануєте заплатити. Календар покаже рахунок цього дня. Прострочений рахунок, якого чекають завтра, повертається з блоку «Прострочене — не входить у прогноз» у прогноз.
• «Не враховувати в платіжному календарі» — грошей за рахунком не чекаємо (спірний, безнадійний). Рядка рахунку в календарі не буде — ні в прогнозі, ні в простроченому; під зведенням календар лише покаже, скільки таких рахунків і на яку суму. У розрахунках рахунок лишиться відкритим.

Без дати й без позначки запис не збережеться. «Коментар» — для себе: «обіцяв після тендеру». На вже оплачений рахунок новий запис теж не збережеться: календар такого рахунку не показує, планувати нічого. Запис, зроблений до оплати, правиться далі.

Типові ситуації

Клієнт знову переніс оплату. Для одного рахунку запис один. Якщо очікувана дата вже є, той самий пункт меню відкриє саме її — змініть дату в ній.

Повернути строк за рахунком. Видаліть запис очікуваної дати — і календар знову ставитиме рахунок на строк оплати з самого рахунку.

Рахунок оплатили. Запис лишається, але ні на що не впливає: календар бере лише відкриті рахунки. У вікні запису замість строку й суми з'явиться «Рахунок оплачено або він уже не відкритий: платіжний календар його не показує». Такі записи можна видаляти.

Поставили дату, а рахунок усе одно в простроченому. Очікувана дата раніша за сьогодні: календар ставить рахунок у блок «Прострочене — не входить у прогноз». Поставте дату від сьогодні й пізніше.

Запис на кредит-ноту чи аванс постачальнику. Зберегти його можна, але календар такі рахунки не показує взагалі (залишок до оплати не більший за нуль), тож запис ні на що не вплине.

Очікувані дати діють і на плитку дашборда «Прогноз грошей»: вона рахує той самий прогноз, що й календар.