Как вернуть документ в редактирование
Ошиблись в проведённом документе — не то количество, не тот склад, не та дата. Поля не редактируются, в заголовке окна написано «ПРОСМОТР». Чтобы поправить, документ нужно разутвердить: снять отметку «ОК».
Операция обычная и предусмотренная, но не безобидная: снятие ОК отменяет всё, что документ уже сделал в учёте. Поэтому право на неё выдаётся отдельно и не каждому.
Что делает отметка «ОК»
Пока «ОК» не стоит, документ — черновик. Он лежит в журнале, его видно, но на учёт он не влияет: товар не двигался, проводок нет, долг не возник.
Отметка «ОК» вводит документ в силу. В зависимости от вида документа система делает разное: списывает или приходует товар, формирует проводки в главной книге, закрывает долг, меняет статус заказа, дописывает историю оплат. С этого момента данные документа стали частью учёта — и менять их «на лету» нельзя, иначе остатки и проводки разъедутся с документом.
Поэтому проведённый документ открывается в режиме просмотра: поля заблокированы, а доступны только комментарий шапки (см. ниже) и отметка «ОК» в правом верхнем углу. Это и есть дверь обратно.
Порядок действий
- Откройте документ.
- Снимите отметку «ОК».
- Нажмите «Сохранить».
- Теперь поля разблокированы — вносите правки и сохраняйте их.
- Поставьте «ОК» снова: система проведёт документ заново, уже с новыми данными.
!!! warning "Снимать ОК и править — два разных сохранения" Пока снятие «ОК» не сохранено, поля и таблица остаются заблокированными — так и задумано. Отменять движения система должна по тем строкам, которые были проведены: если бы строки изменились в том же сохранении, она вернула бы на склад не то, что списала. Поэтому если изменённые строки придут вместе со снятием «ОК» (импорт, API), система откажет: «Документ утвержден! Строки товаров проведённого документа менять нельзя».
Как убрать ошибочную строку из документа
Отдельной операции «удалить строку проведённого документа» нет: строка убирается тем же порядком, что и любая другая правка.
- Снимите «ОК» и сохраните — документ станет черновиком, таблица разблокируется.
- Выделите строку в таблице документа — щелчком по её номеру в левой колонке — и нажмите Delete.
- Сохраните документ.
- Поставьте «ОК» снова: система проведёт документ заново, уже без этой строки.
Порядок шагов не переставляйте: пока снятие «ОК» не сохранено, таблица заблокирована, а отменять движения системе нужно по тем строкам, которые были проведены, а не по исправленным.
Если из документа уже выросли другие — по отгрузке клиент вернул товар, по поступлению товар вернули поставщику, по счёту-фактуре прошла оплата или выписана кредит-нота, — сначала разберитесь с ними: пока связанный документ проведён, снять «ОК» с исходного не дадут.
Что происходит при снятии ОК
Снятие ОК — это не «стирание галочки», а полный откат проведения. Система отменяет всё, что сделала при утверждении:
- возвращает товар на склад (или снимает приход) и убирает записи в истории движения;
- удаляет проводки в главной книге;
- пересчитывает статус связанного заказа — значки в его журнале станут другими;
- убирает историю оплат по этому документу и открывает закрытую им предоплату;
- возвращает серийные номера и статусы товара в прежнее состояние.
Повторное «ОК» проводит документ заново и ничего не задваивает. Именно поэтому связка «снять — поправить — поставить обратно» безопасна, а вот правка в обход неё — нет.
Кому это разрешено
Право снимать ОК не входит в обычный доступ к документу: сотрудник может создавать и утверждать счета, но не разутверждать их. Разрешения выдаются ролью строкой типа «задача» (action):
| Задача в роли | Что разрешает |
|---|---|
| «Снимать ОК с документов» | базовое право: без него разутвердить нельзя ничего |
| «Возможность снимать 'ОК' со всех складских документов» | все документы, двигающие склад |
| «Может снимать утверждение с поступлений» и подобные | точечно: только поступления, только отгрузки, только списания, только перемещения, только возвраты, только производство, только счета-фактуры, обновляющие склад |
Складские документы требуют двух разрешений сразу: базового и складского — общего или точечного на этот вид документов. Так сделано намеренно: разутверждённый приход меняет остатки и себестоимость, и это должен делать тот, кто понимает последствия.
Почему система не даёт снять ОК
Сообщения короткие, и каждое означает своё:
«Доступ запрещен» — нет базового права «Снимать ОК с документов». Вопрос к администратору, а не к документу.
«Нельзя разутвердить складской документ! Необходимо разрешение canUnOkStockDock. Обратитесь к администратору» — базовое право есть, складского нет.
«Существуют утвержденные возвраты, с товарами со списка отгруженных!», «Из этого поступления созданы утверждённые возвраты поставщику!», «Нельзя разутвердить счет-фактуру по которой была оплата!», «Нельзя снять отметку OK: существуют связанные документы» (договор аренды) — из этого документа уже выросли другие: возврат, оплата, кредит-нота, счета и акты по договору. Сначала разбирают продолжение — снимают ОК с него или удаляют его, — и только потом возвращаются к исходному документу.
«Период закрыт!» — документ попадает в закрытый период. Это настройка «Закрытие внесения изменений»: после сдачи отчётности правки задним числом запрещены всем, кроме перечисленных в ней пользователей.
Когда лучше не разутверждать
Разутверждение уместно, пока ошибка свежая и период открыт. Для документов прошлых месяцев есть путь надёжнее — исправляющий документ:
- ошиблись в счёте-фактуре — выписывают кредит-ноту на разницу;
- отгрузили лишнее — оформляют возврат от клиента;
- ошибка в приходе — возврат поставщику или списание.
Разница принципиальная: разутверждение стирает след ошибки, исправляющий документ его сохраняет. В закрытом периоде первое просто запрещено, а второе — нормальная учётная практика.
Типичные ситуации
«Снял ОК, сохранил — поля всё равно заблокированы». Окно осталось на старых данных. Закройте карточку и откройте заново.
«Отметка ОК снялась, но количество на складе не изменилось». Проверьте, действительно ли документ сохранён после снятия: отмена движений происходит при сохранении, а не при клике по галочке.
«Нужно поправить только комментарий». Комментарий шапки можно изменить в проведённом документе без снятия ОК — так устроены документы, которые двигают склад, деньги или зарплату: счета-фактуры, отгрузки, поступления, возвраты, перемещения, списания, инвентаризации, сервисные перемещения, счета клиентам и заказы поставщикам, таблицы работ, платежи клиентов и поставщикам, кассовые документы, начисления и выплаты персоналу и другие. Откройте документ, впишите комментарий и сохраните — отметка «ОК», движения товара и проводки остаются как были. Любая другая правка в таком документе даёт отказ: «В проведённом документе можно править только комментарий! Снимите отметку ОК, внесите изменение и проведите документ снова» (отдельные служебные поля — например, «Закрыто» в счёте клиенту — правило пропускает). В «Счетах-фактурах поставщика» поля комментария в окне нет — там и править нечего.
«Документ разутвердил, а статус заказа остался прежним». Статусы считаются из документов, и обычно пересчитываются сами. Если значки в журнале отстали — есть служба «Пересчет статусов счетов клиентам», в ней указывают номер конкретного заказа.
«Сотрудник просит выдать ему право снимать ОК насовсем». Обычная практика — не выдавать: разутверждение отдают одному-двум людям, отвечающим за учёт. Остальным хватает исправляющих документов.