Открытые предоплаты клиента
Деньги, которые клиент уже дал, но за которые ещё не получил товара или услуги. Пока сумма лежит здесь — это наш долг перед ним, а не выручка.
Где искать: Модули → Обслуживание базы данных → Регистры → Открытые предоплаты клиента
Разбор на примере
Строка — одна предоплата с неиспользованным остатком: номер, клиент, сумма. Записи создаёт и гасит система: строка появляется, когда проводят платёж с предоплатой, а остаток уменьшают зачёт в счёте и строка платежа с минусом по этому же номеру предоплаты. Править или удалять строку вручную может только роль с действием «Возможность изменять открытые счета-фактуры, предоплаты и истории платежей»; остальные её только видят.
Жизнь предоплаты
- Клиент заплатил вперёд — появилась строка на всю сумму.
- Выставили счёт и зачли предоплату — остаток уменьшился, а событие легло в историю предоплат клиента.
- Вернули клиенту часть денег или использовали предоплату в другом платеже — строка документа «Платежи» с номером этой предоплаты и суммой с минусом тоже уменьшает остаток и тоже ложится в историю. Больше, чем осталось, система не пропустит: «Сумма платежа превышает остаток на предоплате».
- Остаток дошёл ровно до нуля — строка исчезла.
- Сняли ОК со счёта или с платежа, уменьшившего остаток, — остаток вернулся на ту же сумму; если строка уже исчезла, она появилась снова.
Разница с открытыми счетами-фактурами принципиальна: там долг клиента нам, здесь — наш долг клиенту.
Почему это важно для учёта
Предоплата — не доход. Пока товар не отгружен, деньги остаются обязательством, и именно этот реестр показывает его размер. Он же подсказывает менеджеру, что клиент уже платил: прежде чем требовать оплату, стоит заглянуть сюда.
Типичные ситуации
Клиент говорит, что платил, а счёт висит непогашенным. Деньги, вероятно, лежат здесь: зачёт не сделали.
Остаток меньше суммы платежа. Часть уже зачли или вернули — подробности в истории.
Предоплата не нужна. Её возвращают строкой документа «Платежи» с номером этой предоплаты и суммой с минусом: остаток уменьшится, а на нуле строка исчезнет.
Предоплата другого клиента. Использовать предоплату может только её клиент. Счёт, зачитывающий чужую предоплату, не проведётся: «Клиент предоплаты не соответствует клиенту счет-фактуры». Строка платежа с минусом по номеру чужой предоплаты тоже не проведётся — отказ назовёт строку и клиента, которому предоплата принадлежит.
Не снимается ОК с платежа, внёсшего предоплату. Пока часть предоплаты зачтена в счёте или использована другим платежом, система отказывает: «Сумма платежа превышает остаток на предоплате». Сначала снимают ОК с документов, которые её использовали, — тогда остаток снова равен сумме платежа.
Остаток с минусом. Зачесть больше, чем осталось, система обычно не даёт: «Сумма предоплаты превышает остаток на предоплате». Если же остаток всё-таки ушёл в минус (например, два документа провели одновременно), строка остаётся с минусом: исчезает она только на точном нуле. Снятие ОК с такого счёта возвращает ровно то, что он снял.
Куда смотреть дальше
- История предоплат клиента — куда ушли деньги.
- Открытые счета-фактуры — долг в обратную сторону.
- Открытые предоплаты поставщика — то же, но наши деньги у поставщика.