POS Настройка
Это главный «пульт» кассового режима: здесь система узнаёт, какими способами оплаты рассчитывается касса, на какие финансовые счета попадают эти деньги, куда их списывать при инкассации и что кассиру разрешено менять в чеке.
Где искать: Модули → POS → Настройки → POS Настройка
Настройка одна на всю фирму. Если магазинов несколько и каждый рассчитывается по-своему, для отдельной точки продажи заводят собственную карточку — POS Способы оплаты. Способы оплаты чека касса с такой карточкой берёт из неё целиком; отсюда для неё берутся только те поля внесения и выноса наличных, фискальной кассы и счёта инкассации, которые в карточке пустые.
Меню: Модули → POS → Настройки → POS Настройка.
Разбор на примере
Левая колонка — деньги, правая — права кассира.
POS наличные (НГ) и POS терминал (ТМ) — это не «наличные» и «карта» словами, а коды способов оплаты из справочника «Способ оплаты». Каждый код тянет за собой финансовый счёт: НГ → «Наличные гривна» → счёт 301, ТМ → «Терминал (карта)» → счёт 311. Именно поэтому продажа за наличные и продажа картой попадают в разные места баланса, хотя кассир нажимает соседние кнопки.
POS другой способ оплаты и POS оплата чеком — коды ещё двух безналичных способов: третьего (например, мобильная оплата) и оплаты чеком. На демо они пустые, поэтому кнопки этих способов в кассе откажут: «Для этой кассы не задан другой способ оплаты», «Для этой кассы не задан способ оплаты чеком». Так же откажут наличные и терминал, если их поле пустое.
Условия оплаты POS (P0 — «Наличные») подставляются в каждый чек: счёт считается оплаченным в день продажи, без отсрочки. Условие типа «Наличные» значит, что чек закроется только полностью оплаченным. Эти же условия вместе с датой оплаты получает при закрытии чек кассы, в карточке которой «Условия оплаты POS» пусты, а у клиента чека условий нет.
Фискальная касса пустая — на демо-стенде ПРРО не подключён. Если здесь указать код учётной записи Вчасно.Касса, каждая продажа в кассовом режиме автоматически фискализируется; как это настроить — отдельная пошаговая инструкция Вчасно.Касса.
Счет инкассации кассы (333 — «Денежные средства в пути») — куда уйдёт наличность, когда её сдадут инкассатору. В проводке инкассации этот счёт стоит в дебете, а счёт POS-наличности (301) — в кредите: деньги ушли из кассы, но ещё не дошли до банка.
Справа — разрешения кассиру, фильтры списка чеков и печать:
- Разрешить изменять цену и Разрешить изменять скидку — может ли любой на кассе править цену и скидку в строке чека. Выключено — правят только те, в чьей роли есть действие «Возможность изменять цену в POS» или «Возможность изменять скидку в POS»; остальным поля в кассе только для чтения, и сервер цены и скидки с кассы не принимает. Менеджер с таким действием может открыть их для одной строки прямо на кассе — см. раздел «Подтверждение менеджера на кассе» ниже.
- Показывать счета-фактуры только за сегодня — в списке чеков кассы видны лишь сегодняшние.
- Показывать только не утвержденные счета-фактуры — только непроведённые (то есть незакрытые) чеки.
- Показывать счета-фактуры только своего отдела — кассир видит чеки своего отдела, а не всей фирмы.
- Печатать чек при закрытии — касса печатает чек сразу, как только он закрыт.
Внизу, на всю ширину окна, — Текст внизу чека: строки, которыми заканчивается печатный чек (благодарность, условия возврата и т. п.).
Подтверждение менеджера на кассе
Когда цена или скидка кассиру закрыты, менеджер может подтвердить одно изменение прямо на кассе — кассиру не нужно выходить из кассы:
- Кассир открывает строку чека (F7, окно «Редактировать элемент») и нажимает Подтверждение менеджера — поля цены и скидок открываются.
- Кассир вводит новую цену или скидку, менеджер — свой логин и PIN кассы, кассир нажимает Редактировать.
- Изменение действует только на эту строку. Строка помнит, какой менеджер его подтвердил; если цену потом изменят ещё раз без подтверждения, отметка снимается.
PIN кассы — не пароль входа. Его задают в карточке пользователя менеджера — поля «PIN кассы» и «Повторите PIN кассы», от 6 до 12 цифр, — а пароль входа касса не принимает вовсе: PIN, подсмотренный через плечо, открывает подтверждение на кассе, а не бэкофис. Менеджеру нужно то же действие роли, что и кассиру («Возможность изменять цену в POS», «Возможность изменять скидку в POS»), в фирме, где работает касса.
После 5 неудачных попыток касса на 15 минут перестаёт принимать подтверждения; после 20 неудачных попыток для одного менеджера — с любых касс — этот менеджер 15 минут не может подтверждать нигде. Вход в бэкофис это не затрагивает.
Откуда берутся данные
| Поле | Справочник, из которого выбирается | Что с ним делает система |
|---|---|---|
| POS наличные, POS терминал, POS другой способ оплаты, POS оплата чеком | матрица «Способ оплаты» (код → счёт) | подставляет способ оплаты в чек и берёт счёт для проводки |
| Условия оплаты POS | Условия оплаты | считает дату оплаты чека |
| Фискальная касса | Аккаунты Вчасно.Касса (только незакрытые) | фискализирует чеки, смены и операции с наличными |
| Счет инкассации кассы | План счетов | дебет проводки инкассации |
Правило перекрытия. Система сначала ищет карточку точки продажи в POS Способах оплаты по логину кассы. Карточки нет — всё берётся отсюда. Карточка есть — способы оплаты чека берутся из неё целиком: пустое поле карточки отсюда не подставляется, и кнопка такого способа в кассе откажет. Внесение и вынос наличных (и выемка при закрытии смены), фискальная касса, счёт инкассации и условия оплаты закрываемого чека берутся по полю: пустое в карточке — отсюда. То есть эта настройка — «общие правила сети», а карточка точки — «исключение для конкретного магазина».
Несколько терминалов на одной кассе (дополнительные коды способа) задают только в карточке точки — здесь таблицы нет: POS Способы оплаты.
Параметры
| Поле | Описание |
|---|---|
| POS наличные | Код способа оплаты для наличных расчётов кассы. Через него определяется счёт наличности и сумма, подлежащая инкассации. |
| POS терминал | Код способа оплаты для расчётов картой. Деньги считаются уже находящимися в банке — инкассации не подлежат. |
| POS другой способ оплаты | Код третьего безналичного способа (например, мобильной оплаты). Инкассации не подлежит. |
| POS оплата чеком | Код способа для оплаты чеком. Инкассации не подлежит. |
| Условия оплаты POS | Код условий оплаты, который подставляется в чек. |
| Фискальная касса | Код учётной записи Вчасно.Касса, которая фискализирует продажи этой фирмы. |
| Счет инкассации кассы | Счёт, на который переносят наличность при инкассации. Если он не заполнен ни здесь, ни в карточке точки, проводка инкассации создаётся «сама в себя» (дебет = кредит), то есть ничего не переносит. |
| POS Разрешить изменять цену | Позволяет любому на кассе править цену в строке чека. Выключено — только ролям с действием «Возможность изменять цену в POS» или в одной строке с подтверждением менеджера. |
| POS Разрешить изменять скидку | Позволяет любому на кассе править скидку (процент и фиксированную) в строке чека. Выключено — только ролям с действием «Возможность изменять скидку в POS» или в одной строке с подтверждением менеджера. |
| POS Показывать счета-фактуры только за сегодня | Ограничивает список чеков в кассе текущим днём. |
| POS Показывать только не утвержденные счета-фактуры | Показывает лишь непроведённые чеки. |
| POS Показывать счета-фактуры только своего отдела | Ограничивает список чеков отделом кассира. |
| POS Печатать чек при закрытии | Касса печатает чек сразу после закрытия. |
| POS Текст внизу чека | Строки в конце печатного чека. |
Типичные ситуации
Касса не проводит оплату наличными. Пустой «POS наличные» (здесь или, если у точки есть карточка, в карточке) — кнопка наличных откажет сразу: «Для этой кассы не задан способ оплаты наличными». В способе оплаты нет счёта — система не знает, куда деть деньги, и останавливает операцию сообщением «Укажите счёт способа оплаты». Так же с терминалом, другим способом и чеком.
Инкассация не переносит деньги. Если счёт инкассации пуст и здесь, и в карточке точки, документ инкассации создастся, а проводка будет «301 на 301» — сумма никуда не поедет. Заполните счёт инкассации.
У двух магазинов разные банки. Заводите на каждую точку продажи свою карточку в POS Способах оплаты — там же указываются собственные коды способов оплаты и собственный счёт инкассации.
Кассир исправляет цены. Снимите «Разрешить изменять цену» и «Разрешить изменять скидку»: тогда новая строка чека получает цену из прейскуранта, строка, уже сохранённая в чеке, — сохраняет свою, и кассир её не перебьёт. Тем, кому цену на кассе менять можно (например, бухгалтеру или менеджеру), дайте в роли действие «Возможность изменять цену в POS» — действует роль того, под кем работает касса: вошедшего кассира или входа кассы.
Менеджер вводит правильный PIN, а касса отвечает «Неверный логин или PIN». Проверьте, что в карточке пользователя менеджера задан PIN кассы: пароль входа на кассе не действует. Если касса пишет «Слишком много неудачных попыток», подождите 15 минут.
Рядом
- POS Способы оплаты — то же самое, но для конкретной точки продажи
- POS Кнопки — что кассир видит на экране
- POS Инкассация — документ, который использует счёт инкассации
- Вчасно.Касса — фискализация чеков (ПРРО)