Перейти к содержанию

Заказы поставщикам

Модуль про то, чего мы ждём. Заказ поставщику не двигает склад и не создаёт долга — он лишь говорит: эти позиции мы заказали, столько-то, у такого-то, и ждём. Ожидаемой даты поставки в заказе нет — только дата самого заказа.

Ценность заказа именно в ожидании. Пока товар едет, статусы товара показывают его как «заказано» — и продавец видит, что позицию можно обещать клиенту, хотя на полке её ещё нет.

Маршрут: от заказа до закрытой строки

Заказ поставщику → «заказано» в статусах товара
            ↓                          ↓
    Поступление (товар)      Счёт поставщика (долг)
            ↓                          ↓
       строка закрывается по поступлению и по счёту
  1. Заказ поставщику — намерение купить. Строки содержат товар, количество и цену.
  2. Поступление — товар приехал. Оно ссылается на строки заказа, и система считает, сколько из каждой строки уже получено.
  3. Счёт поставщика — пришли документы. Он тоже привязывается к заказу и тоже считает количество: сколько из каждой строки уже вошло в счета (колонка «Сч/ф»). Цена в счёте на это число не влияет.
  4. Строка закрывается, когда получено и отфактуровано полностью. Пока нет — заказ открыт, и именно он является списком «чего ждём».

Частичные поставки — норма: один заказ может закрыться несколькими поступлениями и несколькими счетами, и каждый закроет свою часть.

Заказ не обязательно набирать руками: под запланированное производство черновики заказов на нехватку создаёт служба «Заказы поставщикам по дефициту» — по одному на пару «поставщик — склад», поставщика берёт из последнего утверждённого поступления товара. Утверждает их человек.

Что важно понимать

«Заказано» — не остаток. Это количество нельзя отгрузить, оно лишь обещано поставщиком. Поэтому в отчётах наличия есть отдельная колонка: одно дело — товар на складе, другое — товар в пути.

Поступление и счёт закрывают строку независимо. Товар приехал, а счёта нет — строка закрыта по поступлению, но открыта по счёту (та самая неотфактурованная поставка, которая видна в расчётах с поставщиками). Бывает и наоборот: счёт пришёл раньше товара. Оба числа — количества, а не деньги.

Дополнительные расходы планируют здесь — и до себестоимости они доходят сами. Фрахт и пять колонок дополнительных затрат (их названия — в настройке «Названия дополнительных затрат») переходят в поступление, созданное из заказа, и входят в себестоимость, когда его утверждают. Импорт идёт другим путём: поступление создают из растаможки, пошлину, акциз и расходы по заказам услуг считает она, а колонки затрат заказа в такое поступление не переходят.

Статусы иногда приходится перестраивать. Если документы правили в обход (импорт, ручные изменения), количества «получено/выставлено» могут разойтись с фактом — это лечит служба «Правка заказов поставщику»: пересчитывает эти числа от первичных документов.

С чего начать в новой базе

  1. Контакты — поставщики.
  2. Товары/услуги — то, что собираетесь заказывать.
  3. Названия дополнительных затрат — подписи пяти колонок затрат в заказе и поступлении; Способ оплаты — счета денег для предоплаты, которую создают прямо из заказа кнопкой «Создать платеж поставщику».
  4. Первый заказ — и склад начнёт показывать ожидаемое.

Частые задачи

Нужно Куда идти
увидеть, что заказано и ещё не приехало Статус заказа поставщику (флажок «Не получено»)
просмотреть заказы за период Журнал заказов поставщикам · Отчет по заказам поставщикам
понять, чего не хватает под продажи Отчет о нехватке запасов
заказать то, чего не хватает под производство Заказы поставщикам по дефициту
оприходовать то, что приехало Поступление
завести долг за поставку Счёт поставщика
починить статусы после ручных правок Правка заказов поставщику
загрузить много строк списком XLSX импорт

Все объекты модуля

Регистры — документы: Заказы поставщикам · Договоры (картотека соглашений, без автоматики)

Регистры — справочники: Контакты · Товары/услуги

Настройки: Способ оплаты · Названия дополнительных затрат

Отчеты: Отчет по заказам поставщикам · Статус заказа поставщику · Журнал заказов поставщикам

Обслуживание: Правка заказов поставщику · Заказы поставщикам по дефициту · XLSX импорт · XLSX экспорт

Куда смотреть дальше